Aktuelle Kurz-Information 24: Führerscheinkontrollen für die Nutzung von Dienstkraftfahrzeugen

Stichwörter: Dienstkraftfahrzeug - Fahrenlassen ohne Fahrerlaubnis - Führerscheinkontrolle - Personaldatenschutz, Führerscheinkontrolle

Bayerische öffentliche Stellen müssen als Halter von Kraftfahrzeugen sicherstellen, dass nur solche Personen dienstliche Fahrzeuge führen, die über die hierfür erforderliche Fahrerlaubnis verfügen. Die Erfüllung dieser - sogar strafbewehrten ("Fahrenlassen ohne Fahrerlaubnis", § 21 Abs. 1 Nr. 2 Straßenverkehrsgesetz) - Pflicht erfordert es in der Regel, die Führerscheine derjenigen Beschäftigten zu kontrollieren, die Dienstkraftfahrzeuge nutzen. Vor diesem Hintergrund haben sich bayerische öffentliche Stellen mit der Frage an mich gewandt, wie diese Führerscheinkontrollen datenschutzgerecht auszugestalten sind. Oftmals war im Rahmen solcher Kontrollen beabsichtigt, Fotokopien der Führerscheine von Beschäftigten zu erstellen und zu den Akten zu nehmen. Ich habe zu diesem Fragenkreis die folgenden Hinweise gegeben:

1. Rechtsgrundlage

Ein Führerschein enthält personenbezogene Daten der Inhaberin oder des Inhabers im Sinn von Art. 4 Nr. 1 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Bei einer Führerscheinkontrolle werden diese personenbezogenen Daten in Form einer Erhebung und Speicherung verarbeitet. Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten durch den Dienstherrn ist in bereichsspezifischen Vorschriften (§ 50 Beamtenstatusgesetz, Art. 103 ff. Bayerisches Beamtengesetz - BayBG) geregelt. Diese Vorschriften sind grundsätzlich auch auf die nichtbeamteten Beschäftigten des bayerischen öffentlichen Dienstes, insbesondere die Tarifbeschäftigten, entsprechend anzuwenden.

Im Zusammenhang mit der Nutzung von Dienstkraftfahrzeugen kann der Dienstherr Führerscheinkontrollen bei seinen Beschäftigten datenschutzrechtlich grundsätzlich auf Art. 103 Satz 1 BayBG stützen. Diese Vorschrift erlaubt die Verarbeitung personenbezogener Daten unter anderem, soweit sie zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft erforderlich ist. Führerscheinkontrollen durch den Dienstherrn zur Erfüllung seiner Halterpflichten können dabei als Maßnahmen der Personalwirtschaft angesehen werden:

Wie eingangs dargestellt, hat der Dienstherr als Halter von Kraftfahrzeugen durch zumutbare Maßnahmen sicherzustellen, dass nur Personen mit der hierfür erforderlichen Fahrerlaubnis dienstliche Fahrzeuge führen. Im Rahmen seiner Personalwirtschaft muss er somit insbesondere seine Personalplanung und den Personaleinsatz so ausgestalten, dass Beschäftigte ohne die erforderliche Fahrerlaubnis nicht für Tätigkeiten eingesetzt werden, welche die Führung eines (dienstlichen) Kraftfahrzeugs zwingend voraussetzen. Dies erfordert es in einem ersten Schritt, sich durch angemessene Führerscheinkontrollen ein Bild davon zu verschaffen, wer über eine erforderliche Fahrerlaubnis verfügt. Das Ergebnis dieser Prüfung ist zu dokumentieren. Ergibt dabei eine Kontrolle etwa, dass eine Beschäftigte oder ein Beschäftigter nicht oder nicht mehr im Besitz der erforderlichen Fahrerlaubnis ist, muss der Dienstherr dem organisatorisch Rechnung tragen (etwa indem er der oder dem Beschäftigten eine andere Tätigkeit überträgt, ihr oder ihm gegebenenfalls die Nutzung des Dienstkraftfahrzeuges untersagt). Je nach Konstellation können auch weitergehende dienst- oder arbeitsrechtliche Konsequenzen in Betracht kommen, etwa dann, wenn sich Beschäftigte der Einsichtnahme des Dienstherrn in ihre Führerscheine verweigern.

Unter Umständen können bestimmte Schlüsselzahlen auf dem Führerschein, die einen Rückschluss auf körperliche Einschränkungen der Inhaberin oder des Inhabers zulassen (vgl. Anlage 9 zu § 25 Abs. 3 Verordnung über die Zulassung von Personen zum Straßenverkehr), Gesundheitsdaten und damit personenbezogene Daten einer besonderen Kategorie im Sinn von Art. 9 Abs. 1 DSGVO darstellen. Deren Verarbeitung ist ebenfalls zulässig, soweit es die Wahrnehmung der Rechte und Pflichten des Dienstherrn auf dem Gebiet des Dienst- und Arbeitsrechts erfordert (Art. 103 Satz 1 Nr. 2 BayBG in Verbindung mit Art. 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2, Abs. 2 Bayerisches Datenschutzgesetz).

2. Erforderlichkeit und Grundsatz der Datenminimierung

Der zulässige Umfang der Datenverarbeitung wird allerdings maßgebend durch die Erforderlichkeit (vgl. Art. 103 Satz 1 Nr. 1 BayBG) sowie den Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO) mitbestimmt: Der Dienstherr darf personenbezogene Daten nur in dem für die Zweckerfüllung gebotenen Umfang verarbeiten. Er darf also nur die Angaben "aus" dem Führerschein erheben und speichern, die er für die Erfüllung seiner Halterpflichten benötigt.

Hiervon ausgehend ist es datenschutzrechtlich zulässig, wenn der Dienstherr von den betroffenen Beschäftigten (etwa unter Verwendung eines Formblatts) die benötigten Angaben zum Führerschein einholt, sich im Rahmen einer regelmäßigen Kontrolle den Führerschein vorzeigen lässt und dies entsprechend dokumentiert. Durch diese Verfahrensweise dürfte die Erfüllung der Halterpflichten des Dienstherrn hinreichend sichergestellt sein.

Eine Anfertigung von Fotokopien der Führerscheine, die mit der Erhebung und Speicherung nicht benötigter Angaben verbunden ist, sehe ich dagegen in aller Regel als nicht erforderlich und damit als datenschutzrechtlich unzulässig an.

3. Information der betroffenen Beschäftigten

Die betroffenen Beschäftigten sind zum Zeitpunkt der Erhebung ihrer personenbezogenen Daten, also mit Beginn der Führerscheinkontrollen, durch den Dienstherrn im Umfang von Art. 13 Abs. 1 und 2 DSGVO zu informieren. Von der Information kann abgesehen werden, soweit betroffene Beschäftigte bereits über diese Informationen verfügen. Das kommt insbesondere in Betracht, wenn Beschäftigte bereits zuvor, etwa im Rahmen ihrer Einstellung, über die Datenerhebung im Zusammenhang mit den späteren Führerscheinkontrollen informiert worden sind und dies auch dokumentiert ist. Auf die Orientierungshilfe "Informationspflichten" weise ich hin (im Internet abrufbar auf https://www.datenschutz-bayern.de in der Rubrik "Datenschutzreform 2018 - Orientierungs- und Praxishilfen - Informationspflichten").

4. Zuständigkeit und Speicherdauer

Die Führerscheinkontrollen sollten durch eine zentrale Einheit durchgeführt werden. So wird sichergestellt, dass möglichst wenige Personen Zugriff auf diese personenbezogenen Daten haben. In Betracht kommt neben der personalverwaltenden Stelle insbesondere bei einem großen Fuhrpark (etwa eines städtischen Bauhofs oder einer Straßenmeisterei) auch die für dessen Management zuständige Stelle.

Bei der Speicherung der personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Kontrollen angefallen sind, ist der Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO) zu beachten: Danach dürfen personenbezogene Daten nur solange gespeichert werden, wie es für die Verarbeitungszwecke erforderlich ist; anschließend sind sie zu löschen. Dabei ist freilich zu berücksichtigen, dass der Dienstherr auch für bereits in der Vergangenheit liegende Zeiträume anhand der dokumentierten Kontrollen nachweisen können muss, dass er seinen Halterpflichten nachgekommen ist.

5. Fazit

Um seinen Pflichten als Kraftfahrzeughalter nachzukommen, darf ein Dienstherr Führer-scheinkontrollen bei denjenigen Beschäftigten durchführen, die Dienstkraftfahrzeuge nut-zen. Die Anfertigung von Fotokopien der Führerscheine ist dabei jedoch in aller Regel nicht erforderlich und somit datenschutzrechtlich auch nicht zulässig.