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Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz; Stand: 14.07.2016

Erhebung medizinischer Daten durch Sozialbehörden

In der Vergangenheit habe ich bereits mehrfach die Erhebung medizinischer Daten durch Sozialbehörden überprüft (siehe meinen 25. Tätigkeitsbericht 2012 Nr. 8.12). Betroffen war u.a. neben dem hier problematisierten Vollzug des SGB II (Grundsicherung für Arbeitsuchende) der Vollzug des SGB IX (Rehabilitation und Teilhabe behinderter Menschen) und SGB XII (Sozialhilfe). Die Sozialbehörden haben sich dabei häufig u.a. für Diagnosen, gesundheitliche Beeinträchtigungen, ärztliche Behandlungen, Arzt-, Krankenhaus-, Rehaentlass- und Therapieberichte, Gutachten und Atteste interessiert. Bei den geprüften, aber auch bei anderen Sozialleistungsbehörden vertrete ich folgende Auffassung:

Die Erhebung der medizinischen Daten muss in jedem Fall für die Erfüllung der jeweiligen Aufgabe erforderlich sein. Es müssen also konkrete Anhaltspunkte für eine Beeinträchtigung des Betroffenen vorliegen. Die "Krankengeschichte" des Betroffenen an sich ist dabei grundsätzlich nur mittelbar relevant. Entscheidend ist vielmehr, welche konkreten Beeinträchtigungen diese aktuell für den Betroffenen zur Folge hat. Daher sollte der Fokus bei entsprechenden Abfragen auf den jeweiligen Einschränkungen beim Betroffenen liegen und nicht auf dessen Krankheiten. Erforderlich dürften in der Regel auch nur medizinische Daten der letzten Jahre sein. Berichte, die sich u.a. auch mit weit zurückliegenden Gesundheitsproblemen auseinandersetzen, sind daher datenschutzrechtlich problematisch. Dies gilt insbesondere auch für Berichte von Psychotherapeuten, die sich in der Regel sogar mit der Kindheit des jeweiligen Betroffenen auseinandersetzen. Allein die Tatsache, dass derartige Berichte bestimmte erforderliche Daten enthalten, rechtfertigt nicht deren Anforderung in Gänze. Vielmehr ist hier zu prüfen, ob nicht lediglich Teile dieser Berichte zu erheben bzw. zur Akte zu nehmen sind. Unter Umständen kommen auch Schwärzungen in Betracht.

Klärungsbedarf besteht hinsichtlich der Frage, wer insbesondere die sensiblen medizinischen Daten überhaupt zur Kenntnis nehmen darf. Nach der Rechtsprechung verfügen Sachbearbeiter einer Sozialbehörde grundsätzlich nicht über die notwendige medizinische Ausbildung (BayVGH vom 31.01.2013 - 12 B 12.860, BSG vom 16.05.2012 - Az. B 3 KR 14/11 R). Daher ist es grundsätzlich nicht erforderlich, dass sie sensible medizinische Daten zur Kenntnis nehmen. Vorbehalten ist dies in der Regel ausschließlich einem durch die Sozialbehörde beauftragten begutachtenden Arzt. Dies kann ein angestellter Arzt der Behörde sein, aber auch ein vertraglich verpflichteter anderer Arzt. Die Tatsache, dass die Sozialbehörde über keinen oder nur über einen unzureichend ausgestatteten ärztlichen Dienst verfügt, ist datenschutzrechtlich ohne Belang. Als zulässig erachte ich es jedoch, wenn die sensiblen medizinischen Daten der Sozialbehörde im verschlossenen Umschlag zur ausschließlichen Kenntnisnahme durch den begutachtenden Arzt zur Verfügung gestellt werden. Ein derartiges Verfahren war bisher auch im Bereich der gesetzlichen Krankenversicherung vorgesehen. Hier bietet sich ein farbiger Umschlag mit dem Aufdruck "Nur vom Ärztlichen Dienst zu öffnen" an, um versehentliches Öffnen zu verhindern.

Der Sachbearbeiter der Sozialbehörde hingegen darf vom Beratungsarzt grundsätzlich lediglich punktuelle Antworten auf erforderliche konkrete Fragen im Hinblick auf den Vollzug der jeweiligen Aufgabe erhalten, nicht jedoch die "Krankengeschichte" des Betroffenen. Mehr ist für eine Plausibilitätsprüfung des Sachbearbeiters bzw. eine Begründung eines Verwaltungsakts auch nicht erforderlich. Ausführliche allgemeine globale Fragen bzw. Beschreibungen des Leistungsbilds des Betroffenen sind hingegen datenschutzrechtlich problematisch.

Grundsätzlich sind die Daten beim Betroffenen selbst zu erheben. Dabei ist der Betroffene auf etwaige Pflichten bzw. Mitwirkungsvorschriften (§§ 60 ff. SGB I), insbesondere auf mögliche Folgen der Verweigerung hinzuweisen (§ 67 a Abs. 3 Satz 3 SGB X). Dies sollte grundsätzlich schon aus Nachweisgründen schriftlich erfolgen.

Lediglich in Ausnahmefällen ist eine Datenerhebung bei Dritten vorgesehen.

Häufig kommt daher eine schriftliche Einwilligungs- bzw. Schweigepflichtentbindungserklärung in Betracht. Diese ist laut Rechtsprechung etwa zwei Jahre gültig (Landgericht Berlin, Beschluss v. 02.07.2004 - Az.: 15 O 653/03). Vielfach verwenden Behörden allzu pauschale und umfassende Einwilligungserklärungen. Hier hat nicht zuletzt das Bundesverfassungsgericht Bedenken geäußert. Vielmehr seien die erforderlichen Daten im Dialog zu ermitteln (Beschluss vom 17. Juli 2013 - 1 BvR 3167/08). Datenschutzrechtlich wünschenswert wäre an sich eine namentliche Auflistung der betroffenen Stellen/Personen bzw. Auskünfte/Unterlagen. In jedem Fall müssen aber die Erklärungen den Umfang auf die erforderlichen Daten (z.B. der letzten zwei, drei Jahre) begrenzen. Außerdem sollte der Betroffene die Möglichkeit haben, bestimmte Stellen/Personen bzw. Auskünfte/Unterlagen von seiner Einwilligungserklärung auszunehmen. Dies kann unter Umständen aufgrund seiner Mitwirkungspflicht zwar mit Nachteilen für den Betroffenen verbunden sein. Dies ändert jedoch grundsätzlich nichts an der Freiwilligkeit der Erklärung.

Bei der Einwilligungserklärung ist der Betroffene auf die Folgen der Verweigerung der Einwilligung hinzuweisen (§ 67b Abs. 2 Satz 1 SGB X). Wird die Einwilligung zusammen mit anderen Erklärungen schriftlich erteilt, so ist sie aufgrund zwingender gesetzlicher Vorgaben im äußeren Erscheinungsbild der Erklärung hervorzuheben (§ 67b Abs. 2 Satz 4 SGB X).

Zudem sollte in der Erklärung ein Hinweis enthalten sein, sofern bei dem jeweiligen Arzt auch medizinische Unterlagen betroffen sein können, die andere Personen/Stellen erstellt haben. Des Weiteren sollte eine Klarstellung erfolgen, sofern die Schweigepflichtentbindung auch psychologische Unterlagen umfasst. Die Erklärungen sollen auch darauf hinweisen, dass der Betroffene sie jederzeit widerrufen kann.

Bei der Information über die Weitergabe von medizinischen Unterlagen durch die Sozialbehörde sind sozialdatenschutzrechtliche Vorgaben zu berücksichtigen. So ist der Betroffene zu Beginn des Verwaltungsverfahrens in allgemeiner Form schriftlich auf sein Widerspruchsrecht hinzuweisen (§ 76 Abs. 2 Nr. 1 SGB X). Eine mündliche Belehrung reicht nicht aus. Hier sollte das einschlägige Formular vielmehr ein Kästchen für einen etwaigen Widerspruch hinsichtlich der Übermittlung vorsehen. Des Weiteren ist klarzustellen, dass eine Übermittlung an andere Sozialleistungsträger lediglich dann zulässig ist, soweit dies erforderlich ist.

Bei den Anschreiben an Dritte haben die geprüften Behörden nicht immer den Datenschutz beachtet. Schließlich ist auch hier auf eine Pflicht zur Auskunft oder gar zur Vorlage von Unterlagen bzw. eine Freiwilligkeit hinzuweisen (§ 67 a Abs. 4 SGB X). Allgemeine Verweise auf den Untersuchungsgrundsatz bzw. die Amtshilfe sind nicht ausreichend. Außerdem ist bei den anzugebenden Befugnissen darauf zu achten, ob sie lediglich Auskünfte (z.B. § 100 SGB X) oder auch die Vorlage von Unterlagen ermöglichen.

Ich werde weiterhin auf eine datenschutzkonforme Erhebung medizinischer Daten bei den Sozialbehörden achten.