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Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz; Stand: 08.11.2013

Datenschutzrechte der Arbeitnehmer beim Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

Seit dem 1. November 2012 können die Arbeitgeber die Daten ihrer Arbeitnehmer, die sie für die Abführung der Lohnsteuer benötigen, elektronisch bei der Finanzverwaltung abrufen (vgl. §§ 39e, 52b Einkommensteuergesetz - EStG). Zu diesen sog. Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmalen (ELStAM) gehören insbesondere die Steuerklasse, die Zahl der Kinderfreibeträge, die Freibeträge und die Kirchensteuermerkmale. Der elektronische Abruf ersetzt die herkömmliche Papierlohnsteuerkarte. Das Kalenderjahr 2013 ist als Einführungszeitraum bestimmt, sodass ab Ende 2013 die Nutzung des elektronischen Abrufs für die Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtend ist.

Der Arbeitgeber benötigt zum elektronischen Abruf der ELStAM unter anderem die steuerliche Identifikationsnummer, das Geburtsdatum und die Angabe des Arbeitnehmers, ob es sich um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt (§ 39e Abs. 4 EStG). Bestand das Arbeitsverhältnis bereits im Kalenderjahr 2012, sind dem Arbeitgeber diese Daten bekannt. Mit Beginn einer Beschäftigung ab dem Kalenderjahr 2013 muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die genannten Daten mitteilen.

Nur der jeweilige Arbeitgeber ist zum Abruf der ELStAM berechtigt. Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses endet diese Berechtigung. Zur Überprüfung der Abrufberechtigung wird jeder Abruf protokolliert. Der vorsätzliche oder leichtfertige Abruf für andere Zwecke als für die Durchführung des Steuerabzugs - also etwa eine "Neugierabfrage" - stellt eine bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeit dar (§ 39e Abs. 4 Satz 7 i.V.m. § 39 Abs. 8 und 9 EStG).

Eine ausdrückliche Zustimmung des Arbeitnehmers zum Abruf seiner ELStAM ist nicht erforderlich. Um zusätzliche Maßnahmen zum Schutz vor - systembedingt nie ganz auszuschließenden - unberechtigten Abrufen ergreifen zu können, stehen den Arbeitnehmern allerdings verschiedene, mit amtlichem Vordruck geltend zu machende Datenschutzrechte zu:

  • Der Arbeitnehmer kann von seinem Finanzamt Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten ELStAM sowie über die in den letzten 24 Monaten erfolgten Abrufe der Arbeitgeber verlangen (§ 39e Abs. 6 Satz 4 EStG i.V.m. BMF-Schreiben vom 7. August 2013, BStBl. I S. 943, Rn. 81). Über das ElsterOnline-Portal https://www.elsteronline.de/eportal (externer Link) kann der Arbeitnehmer auch online seine ELStAM einsehen; dazu ist eine - kostenfreie - Registrierung notwendig.

Der Arbeitnehmer kann darüber hinaus nach § 39e Abs. 6 Satz 6 EStG bei seinem Finanzamt

  • einen oder mehrere Arbeitgeber benennen, die zum Abruf der ELStAM berechtigt sein sollen (Positivliste),
  • einen oder mehrere - beispielsweise ehemalige - Arbeitgeber benennen, die zum Abruf der ELStAM nicht berechtigt sein sollen (Negativliste, Teilsperrung),
  • den Abruf der ELStAM allgemein für alle Arbeitgeber sperren lassen (Vollsperrung),
  • nach einer Voll-/Teilsperrung den Abruf der ELStAM wieder allgemein für alle Arbeitgeber freischalten lassen.

Damit der Arbeitnehmer den Arbeitgeber für die Positivliste wie für die Negativliste benennen kann, hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer seine Wirtschafts-Identifikationsnummer mitzuteilen.

Kann der Arbeitgeber wegen einer vom Arbeitnehmer veranlassten Sperrung keine ELStAM abrufen, hat er die Lohnsteuer allerdings nach der - meist ungünstigen - Steuerklasse VI zu ermitteln (§ 39e Abs. 6 Satz 8 EStG).

Dar amtliche Vordruck zur Beantragung der Auskunft, Sperrung oder Freischaltung der ELStAM ist bei den Finanzämtern erhältlich; er steht darüber hinaus im Internet unter http://www.finanzamt.bayern.de/Informationen/Formulare/Lohnsteuer_ELStAM/Arbeitnehmer/ (externer Link) in der Rubrik "Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)" zum Abruf zur Verfügung.