Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz; Stand: 18.12.1998

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12. Personalwesen

12.1. Personalakten

Die bereits in meinem letzten Tätigkeitsbericht unter Nr. 12.1 geschilderten Probleme bei der Umsetzung der Regelungen zur Führung von Personalakten nach dem Bayerischen Beamtengesetz bestehen nach wie vor.

Personalnebenakten

Bei der datenschutzrechtlichen Prüfung verschiedener Behörden (u.a. Amtsgericht, Beamtenfachhochschule) stellte ich fest, daß zum Teil Nebenakten geführt wurden, die inhaltlich dem kompletten Grundakt entsprachen. Dies widerspricht Art. 100 a Abs. 2 Satz 3 Halbsatz 2 Bayer. Beamtengesetz, wonach Nebenakten nur solche Unterlagen enthalten dürfen, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden Behörde erforderlich ist. Nebenakten sind nach der Gesetzesbegründung nur insoweit zulässig, als sie für die Aufgabenerfüllung "unerläßlich" sind, was in den mir bekanntgewordenen Fällen nicht der Fall war. Darüber hinaus wurde die vorgeschriebene regelmäßige Aussonderung von Unterlagen über Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten nach fünf Jahren nach Ablauf des Bearbeitungsjahres nicht vorgenommen. Um die vorgesehene Aussonderung in der Praxis zu erleichtern, empfiehlt es sich, für diese Unterlagen einen Teilakt anzulegen.

Verzeichnis der Teil- und Nebenakten

Das in den Grundakt aufzunehmende Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten fehlt nach meiner Erfahrung häufig. Dieses ist jedoch unbedingt erforderlich, um das Einsichtsrecht des Bediensteten in seinen vollständigen Personalakt gewährleisten zu können. Die Grundakten führenden Personalstellen sollten hierauf besonders achten.

Aussonderung

Hinsichtlich der Aussonderung abgeschlossener Personalakten (und auch Sachakten) konnte ich bei meinen Prüfungen die Tendenz feststellen, daß die Akten solange aufbewahrt werden, bis die Kapazität der Registraturen erschöpft ist. Eine regelmäßige Aussonderung und Anbietung abgeschlossener Personalakten an das zuständige staatliche Archiv ist nicht nur gesetzlich vorgesehen, sondern auch aus Platzgründen und zur Entlastung der Registraturen sinnvoll (vgl. Art. 100 g BayBG, Aussonderungsbekanntmachung vom 19.11.1991, AllMBl S. 884). Nach Auskunft der Generaldirektion der staatlichen Archive bestehen keine Aufnahmeprobleme bei den staatlichen Archiven.

Wegen der oben erwähnten Umsetzungsschwierigkeiten habe ich das Bayerische Staatsministerium der Finanzen gebeten, ergänzende Richtlinien zu erlassen. Nach Mitteilung des Ministeriums ist vorgesehen, die veralteten, zum Teil im Widerspruch zu geltenden Vorschriften stehenden Verwaltungsvorschriften über die Personalakten vom 01.06.1967 förmlich aufzuheben und bei Bedarf Vollzugshinweise zu geben. Den einzelnen Ressorts bleibe es unbenommen, für den eigenen Geschäftsbereich entsprechende Richtlinien zu erlassen.

12.2. Nutzung von Personaldaten im Rahmen der Budgetierung

Von Kommunen und Krankenhäusern erhalte ich immer wieder Anfragen, ob es im Zuge der Budgetierung zulässig ist, den Budgetverantwortlichen für die Personalkostenplanung und -kontrolle die genauen Gehaltsdaten der einzelnen Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen.

Ich vertrete hierzu folgende Auffassung:

Zu den Gehaltsdaten zählen üblicherweise Daten über die Eingruppierung, den Bruttobezug, den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung und ähnliches. Es handelt sich somit um Personalaktendaten. Bei einer Nutzung dieser Daten sind für Beamte die Bestimmungen zum Umgang mit Personalaktendaten zu beachten. Ich halte diese Bestimmungen auch für Beschäftigte des Tarifbereichs für analog anwendbar. Personalaktendaten dürfen nur für Zwecke der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft verwendet werden und nur soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder -wirtschaft erforderlich ist.

Die Personalkostenplanung und -kontrolle als Teil der Budgetierung unterfällt dem Begriff "Personalwirtschaft". Weitere Voraussetzung ist die Übertragung entsprechender Kompetenzen auf die einzelnen leitenden Mitarbeiter. Unabhängig davon ist jedoch zu prüfen, ob die vorgesehene Datenweitergabe (Nutzung) sowohl dem Grunde nach als auch im beabsichtigten Umfang erforderlich ist. Es ist grundsätzlich der geringste Eingriff zu wählen. Auch ein Zugriff über das Personalverwaltungssystem hat sich hieran zu orientieren.

An dieser Erforderlichkeit fehlte es in den bei mir angefragten Fällen: Keine der Stellen konnte bisher ausreichend darlegen, daß eine DM-genaue Einzelfallabrechnung für jeden Beschäftigten zur Kostenplanung sinnvoll und erforderlich ist. Die nicht vorausplanbaren kostenwirksamen Faktoren (Änderung des Familienstandes, Geburt von Kindern, Krankheitszeiten, Umzugskosten usw.), die die Gesamtpersonalkosten beeinflussen, machen eine präzise Schätzung der zu erwartenden Kosten im Einzelfall regelmäßig unmöglich. Der Budgetverantwortliche sollte daher der Verwendung aktueller Durchschnittswerte den Vorzug geben, die in der einschlägigen Fachliteratur veröffentlicht werden.

12.3. Mitarbeiterdaten im Internet

Mit der wachsenden Bereitschaft der Kommunen sich im Internet darzustellen, erreichen mich zunehmend Anfragen, ob Angaben über die Zuständigkeiten von Mitarbeitern der Verwaltung ins Internet eingestellt werden dürfen.

Ich halte die Veröffentlichung von Daten der Behördenbediensteten für zulässig, wenn sie zur ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung der betreffenden Kommune erforderlich ist. Hierunter fällt grundsätzlich auch die Information, welcher Bedienstete der richtige Ansprechpartner für das Anliegen des Bürgers ist. Dies kann jedoch nur für Bedienstete gelten, die Funktionen mit "Außenwirkung" in der Verwaltung wahrnehmen. Dieser Personenkreis muß aufgrund seiner auf die Öffentlichkeit bezogenen Aufgabenstellung daher beispielsweise hinnehmen, daß von ihm Name, Amts- und Dienstbezeichnung, Tätigkeitsbereich und Funktion sowie die dienstliche Anschrift und Telefonnummer veröffentlicht werden.

Eine solche Außenwirkung fehlt meines Erachtens i.d.R. für lediglich innere Dienste, wie z.B. Registratur, Botendienst, zentraler Schreibdienst u.ä. Eine Veröffentlichung der Daten dieses Personenkreises ist nur nach Erteilung einer ausdrücklichen Einwilligung der Betroffenen zulässig.

Allerdings stellt sich die Frage, ob eine breit gestreute Information über Daten der Sachbearbeiterebene im Internet überhaupt sinnvoll ist; das muß bezweifelt werden:
Die Verbreitung von Daten über das Internet ist eine völlig neue Qualität der Veröffentlichung. Sie erreicht weltweit einen ungleich größeren Personenkreis als jede auflagenbegrenzte schriftliche Veröffentlichung (Beispiel Behördenwegweiser). Zudem schafft die beschriebene Veröffentlichung neue Risiken (kommerzielle Nutzung), die den Beteiligten bewußt sein sollten, da die Einhaltung der Zweckbindung in solchen Verzeichnissen technisch nicht sicherzustellen ist und zudem diese Personendaten mit sonstigen elektronischen Dateien kombiniert werden können (Adreß- und Telefonverzeichnisse).

Zu beachten ist, daß eine Veröffentlichung der Privatanschrift der Bediensteten zum Schutz vor Belästigungen auf jeden Fall unzulässig ist. In einigen Verwaltungsbereichen können auch Sicherheitsbedenken gegen eine Veröffentlichung der genannten Mitarbeiterdaten sprechen.

12.4. Fragebogen zur Einstellung von Auszubildenden

Durch Presseartikel erfuhr ich, daß die Städtische Berufsfachschule für Krankenpflege der Landeshauptstadt München in Zusammenarbeit mit einem berufspsychologischen Institut einen Fragebogen zur Bewerberauswahl für Ausbildungsplätze an der Schule verwendete, der aufgrund einzelner Fragen aus dem Intimbereich großes Aufsehen erregte. Er enthielt u.a. detaillierte mit "Ja" oder "Nein" zu beantwortende Fragen zum Familien- (z.B.: "Ich wurde von Vater oder Mutter öfter geschlagen"; "Meine Eltern hatten oft Auseinandersetzungen") und zum Sexualleben (z.B.: "Mir sind sexuelle Handlungen unangenehm; ich versuche sie zu vermeiden"; "Ich kann mich in sexuellen Dingen als guten Partner bezeichnen") der Bewerberinnen und Bewerber.

Ich habe die Landeshauptstadt München auf die Rechtswidrigkeit dieser Datenerhebung gem. Art. 16 Abs. 1 BayDSG hingewiesen. Der Schutz des Persönlichkeitsrechts der Bewerber läßt nur solche Fragen zu, an denen der (zukünftige) Arbeitgeber zur Beurteilung der Eignung und Befähigung ein objektiv berechtigtes Interesse hat. Es ist zwischen Fragen nach dem persönlichen und beruflichen Werdegang und Fragen mit einem direkten Bezug zur Intimsphäre zu unterscheiden. In letzterem Fall ist ein besonderer Schutz geboten. Die hier gebotene Abwägung zwischen dem Interesse der Bewerber an der Wahrung ihrer Privatsphäre und dem (öffentlichen) Interesse an der Ermittlung ihrer Eignung für die Berufsfachschule führt dazu, daß diese detaillierten Fragen zum Familien- und zum Sexualleben unzulässig sind, da sie über das hinausgehen, was für eine ordnungsgemäße Beurteilung der Eignung der Bewerber erforderlich ist. Gerade Fragen aus dem sexuellen Bereich sind für die Beurteilung einer Eignung zur Krankenpflegeausbildung unverhältnismäßig.

Außerdem wurden durch den Fragebogen personenbezogene Daten durch das berufspsychologische Institut im Auftrag der Landeshauptstadt München ohne schriftlichen Auftrag erhoben, obwohl Art. 6 Abs. 2 Satz 2 BayDSG eine solche schriftliche Auftragserteilung vorschreibt.

Die Landeshauptstadt München hat den Fragebogen schon bald nach seinem öffentlichen Bekanntwerden zurückgezogen und früher abgelehnten Bewerbern eine nochmalige Bewerbungsmöglichkeit ohne "Intimfragen" eingeräumt. Eine abschließende Stellungnahme war mir noch nicht möglich, da sich die Landeshauptstadt München noch nicht abschließend geäußert hat.