Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz; Stand: 27.01.2005

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16. Personalwesen

16.1. Personalaktendaten

16.1.1. Vorlage von Personalakten an Verwaltungsgerichte

Mit der Frage, inwieweit die beamtenrechtlichen Bestimmungen des Personalaktenrechts (Art. 100 ff. BayBG) im Rahmen eines gerichtlichen Aktenvorlageverlangens gem. § 99 VwGO zu beachten sind, hat sich ein Staatsministerium an mich gewandt. Im Zuge einer Klage vor dem Verwaltungsgericht wolle der Kläger u.a. auch die Rechtmäßigkeit der Ernennung eines Beamten überprüfen lassen. Das Verwaltungsgericht habe deshalb das Staatsministerium als personalaktenführende Stelle mit Formularschreiben zur Vorlage "der vollständigen Originalakten" aufgefordert. Der Kläger habe aber nicht geltend gemacht, durch die Ernennung des Beamten in eigenen Rechten verletzt worden zu sein.

Diesen Sachverhalt habe ich datenschutzrechtlich wie folgt bewertet:

Die Vorlage von Personalakten an andere Behörden ist zwar grundsätzlich in Art. 100 e Abs. 1 BayBG geregelt; diese Vorschrift ist aber nicht abschließend. Im Falle der Vorlage von Personalakten an Verwaltungsgerichte geht § 99 VwGO dem Art. 100 e Abs. 1 BayBG als Spezialvorschrift vor.

Nach § 99 Abs. 1 Satz 1 VwGO sind Behörden im verwaltungsgerichtlichen Verfahren zur Vorlage von Akten verpflichtet. Wenn das Bekanntwerden des Inhalts dieser Akten allerdings dem Wohl des Bundes oder eines deutschen Landes Nachteile bereiten würde oder wenn die Vorgänge nach einem Gesetz oder ihrem Wesen nach geheimgehalten werden müssen, kann die zuständige oberste Aufsichtsbehörde die Vorlage der Akten gem. § 99 Abs. 1 Satz 2 VwGO verweigern.

Die Personalakte wurde schon früher zu den ihrem Wesen nach geheimhaltungsbedürftigen Vorgängen gezählt (vgl. nur BVerwGE 19, 179); nunmehr ist die Vertraulichkeit in Art. 100 a Abs. 1 Satz 1 BayBG gesetzlich festgeschrieben. Gemäß § 99 Abs. 1 Satz 2 VwGO kann deshalb die Aktenvorlage nach pflichtgemäßem Ermessen verweigert werden. Das Gericht kann im Verfahren nach § 99 Abs. 2 VwGO die Weigerungserklärung der Behörde daraufhin nachprüfen, ob überwiegende Interessen der Wahrheitsfindung in dem anhängigen Hauptverfahren die Vorlage der Akte trotz ihres vertraulichen Charakters gebieten (BVerwGE 19, 179).

Bei der Ermessensentscheidung ist zwischen der im dienstlichen und im schutzwürdigen persönlichen Interesse des Beamten liegenden Vertraulichkeit der Personalakte seinerseits und dem öffentlichen Interesse an der Wahrheitsfindung in dem vom Untersuchungsgrundsatz beherrschten Verwaltungsprozess andererseits abzuwägen.

Für die Abwägung gelten folgende Grundsätze (vgl. Weiß/Niedermaier/ Summer/Zängl, BayBG, Kommentar, München/Berlin, Stand: 2003, Art. 100 e BayBG Erl. 9):

  1. Bei einem Rechtsstreit zwischen dem Beamten und seinem Dienstherrn in einer dienstlichen Angelegenheit ohne Verfahrensbeteiligung eines Dritten stehen grundsätzlich der Aktenvorlage keine Geheimhaltungsgründe entgegen, da den Verfahrensbeteiligten der Akteninhalt ohnehin zugänglich ist. Sofern der Personalakt für die gerichtliche Entscheidung benötigt wird, wäre deshalb eine Verweigerung der Aktenvorlage regelmäßig ermessensfehlerhaft.
  2. Anders ist es bereits bei einer Verwaltungsstreitsache zwischen dem Beamten und seinem Dienstherrn, die nicht im Dienstverhältnis ihrer Grundlage findet. Hier dürfte bei einer Abwägung zwischen dem Geheimhaltungsbedürfnis und den Gründen, die für eine Aktenvorlage sprechen, das Geheimhaltungsinteresse des Beamten regelmäßig überwiegen. Dies gilt insbesondere, aber nicht nur dann, wenn sich der Beamte gegen die Beiziehung der Personalakte ausspricht.
  3. Generell kommt im Rahmen der Abwägung dem Geheimnisschutz ein erhöhtes Gewicht zu, wenn ein Dritter - und sei es auch nur ein Beigeladener - am Verfahren beteiligt ist.
  4. Im Verfahren über eine beamtenrechtliche Konkurrentenklage wird von der Rechtsprechung dagegen die Vorlage des Personalaktes - in gewissen Grenzen - für zulässig gehalten.
  5. Anders ist es allerdings, wenn in einem verwaltungsgerichtlichen Verfahren die Vorlage des Personalakts eines unbeteiligten oder beigeladenen Beamten begehrt wird. Hier überwiegt regelmäßig das Geheimhaltungsinteresse. Der Einblick in den Personalakt eines unbeteiligten Beamten würde das verfassungsrechtlich in Art. 1 Abs. 1 GG i.V.m. Art. 2 Abs. 1 GG bzw. Art. 100 BV i.V.m. Art. 101 BV geschützte Recht auf informationelle Selbstbestimmung des Beamten verletzen (vgl. BVerwGE 19, 179).

Im vorliegenden Fall handelte es sich nicht um eine beamtenrechtliche Konkurrentenklage. Auch hat der Kläger nicht geltend gemacht, durch die Ernennung des Beamten in eigenen Rechten verletzt worden zu sein; überdies waren solche Rechte - vor allem im Hinblick auf die viele Jahre zurückliegende Ernennung - nicht erkennbar.

In Anbetracht dieser Sachlage dürfte im Rahmen der nach § 99 Abs. 1 Satz 2 VwGO vom Staatsministerium eigenständig vorzunehmenden Abwägung das in Art. 100 a Abs. 1 Satz 1 BayBG gesetzlich festgehaltene Interesse des Beamten an der Geheimhaltung seiner Personalakten das Interesse des Klägers an der Vorlage des Personalakts eines Dritten überwiegen. Die vorliegende Fallkonstellation entspricht weitgehend der oben unter 5. angeführten Fallgruppe. Im Rahmen der Abwägung ist auch meiner Auffassung nach zu Lasten des seinerzeitigen Klägers zu berücksichtigen, dass dieser im Falle der Vorlage des Personalaktes gem. § 100 Abs. 2 Satz 1 VwGO die Möglichkeit erhalten hätte, sich ohne jede rechtliche Beschränkung Ausfertigungen, Auszüge und Abschriften erteilen zu lassen.

Im Ergebnis berechtigen also meiner Meinung nach die strikten beamtenrechtlichen Bestimmungen des Personalaktendatenschutzes (Art. 100 ff. BayBG) die oberste Aufsichtsbehörde in der Regel dazu, die von einem Verwaltungsgericht angeordnete Vorlage von Personalakten in einem Verfahren, in dem der Betroffene weder Partei noch Konkurrent einer Partei ist, nach § 99 Abs. 1 Satz 2 VwGO aus Gründen der Geheimhaltung zu verweigern.

16.1.2. Bekanntgabe von Leistungsstufen, -prämien und -zulagen

Auf der Basis der damals geltenden einschlägigen Verwaltungsvorschriften habe ich in Nr. 12.1.2 meines 19. Tätigkeitsberichts die Auffassung vertreten, dass der Personalrat im Hinblick auf seine gesetzliche Aufgabenstellung einen Anspruch gegenüber dem Dienststellenleiter hat, dass dieser ihm die Namen der Beschäftigten mitteilt, die eine Leistungsstufe erhalten haben oder in einer Stufe verbleiben. Gleiches gilt für die Vergabe von Leistungsprämien und Leistungszulagen. Dies darf zum Schutz der Empfänger allerdings nur in der Weise geschehen, dass lediglich Einblick in entsprechende Unterlagen innerhalb der Dienststelle gewährt wird. Eine Aushändigung dieser Unterlagen hat zu unterbleiben.

In Teil 16 (Leistungsbesoldung) der seit 01.01.2002 geltenden Bayerischen Verwaltungsvorschriften zum Besoldungsrecht und Nebengebieten (BayVwVBes) ist nunmehr festgelegt, dass die Personalvertretungen bereits vor der konkreten Vergabeentscheidung zu informieren sind. Zur Wahrnehmung seiner Aufgabe, zusammen mit der Dienststelle dafür zu sorgen, dass alle in der Dienststelle tätigen Personen nach Recht und Billigkeit behandelt werden, insbesondere, dass jede unterschiedliche Behandlung wegen der Abstammung, Religion, Nationalität, Herkunft, politischen oder gewerkschaftlichen Tätigkeit oder Einstellung oder wegen des Geschlechts unterbleibt, ist der Personalrat vorab zu informieren, welche Beschäftigten eine Leistungsprämie oder Leistungszulage erhalten sollen (Art. 69 Abs. 2, Art. 68 Abs. 1 BayPVG). Die Dienststelle ist aber nicht verpflichtet, dem Personalrat die Erwägungen darzulegen, die den jeweils getroffenen Entscheidungen zugrunde liegen. Der Grundsatz der vertrauensvollen Zusammenarbeit gebietet es, dass der Personalrat Gelegenheit hat, vor der Entscheidung seine Überlegungen vorzutragen. Die Mitglieder der Personalvertretungen haben nach Maßgabe des Art. 10 BayPVG über die ihnen bekannt gewordenen Tatsachen Stillschweigen zu bewahren. Diese Hinweise gelten bei der Vergabe von Leistungsstufen und bei Verbleibensentscheidungen entsprechend.

Meiner Ansicht nach ist diese Verfahrensweise aus Gründen der Gleichbehandlung auch auf den Tarifbereich zu übertragen.

Ergänzend mache ich darauf aufmerksam, dass der Grundsatz der vertrauensvollen Zusammenarbeit es auch gebietet, die Personalvertretungen zu beteiligen, wenn in einer Dienststelle allgemeine Vergabegrundsätze aufgestellt werden. Dazu gehört insbesondere die frühzeitige und umfassende Information sowie die Einräumung der Gelegenheit zu Stellungnahme und Erörterung.

Darüber hinaus habe ich in dem eingangs erwähnten Beitrag zum 19. Tätigkeitsbericht ausgeführt, dass eine Bekanntgabe der Namen der Empfänger von Leistungsstufen, -prämien oder
-zulagen innerhalb einer Behörde, beispielsweise im internen Mitteilungsblatt, ohne Einwilligung der Betroffenen unzulässig ist. Da diese leistungsbezogenen Zahlungen Bestandteil der Bezüge sind, handelt es sich um Personalaktendaten, die nur für Zwecke der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft unter Berücksichtigung des Erforderlichkeitsgrundsatzes verwendet werden dürfen.

Zwischenzeitlich ist auch in Teil 16 der BayVwVBes festgehalten, dass jede Entscheidung über die Vergabe leistungsbezogener Besoldungsbestandteile Teil des Personalakts und deshalb vertraulich zu behandeln ist (Art. 100 a Abs. 1 Satz 1 BayBG). Eine öffentliche Bekanntgabe ist gemäß Art. 100 e Abs. 2 BayBG ohne entsprechende (vorherige) Einwilligung des betroffenen Beamten unzulässig.

16.1.3. Akteneinsichtsrecht bei Konkurrentenstreitigkeiten

In Anbetracht der aktuellen Entwicklungen im Bereich der beamtenrechtlichen Konkurrentenstreitigkeiten ist es mir ein Anliegen, diese Thematik auch unter dem Blickwinkel des Datenschutzrechts aufzugreifen.

Unter Bezugnahme auf eine frühere Abstimmung mit dem Staatsministerium der Finanzen vertrete ich zum Akteneinsichtsrecht bei Konkurrentenstreitigkeiten um die Besetzung eines Beförderungsdienstpostens vor Einleitung eines Widerspruchs- bzw. gerichtlichen Verfahrens folgende Auffassung:

  1. Das Protokoll einer Vorstellungskommission oder eines anderen Auswahlgremiums zählt aufgrund seiner Zweckbestimmung zu den Unterlagen, die dem Stellenbesetzungsverfahren und damit den Sachakten zuzuordnen sind. Die Einsichtnahme in das betreffende Protokoll, das Daten des favorisierten Bewerbers und der Mitbewerber enthält, richtet sich folglich nach Art. 29 BayVwVfG. Da bei der Auswahl eines Bewerbers für einen Beförderungsdienstposten nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung zu entscheiden ist und dieses Protokoll die Bewertung der Bewerber einschließlich eines abwägenden Vergleichs enthält, ist ein rechtliches Interesse des Konkurrenten auf Einsicht grundsätzlich zu bejahen. Nach der Rechtsprechung des Bundesverwaltungsgerichts dürfte dem Konkurrenten hinsichtlich der Kenntnis der vergleichenden Wertungen ein höheres Interesse als dem Geheimhaltungsinteresse des favorisierten Bewerbers einzuräumen sein. Dies gilt jedenfalls, soweit sich die Einsicht auf ihn und den favorisierten Mitbewerber bezieht.
  2. Sollte der Konkurrent dagegen Auskunft aus Personalakten, insbesondere aus Beurteilungen des erfolgreichen Konkurrenten begehren, ist von Folgendem auszugehen:

    Beurteilungen sind geheimhaltungsbedürftige Personalaktendaten im Sinne des Art. 100 a Abs. 1 Satz 2 BayBG. Die Auskunftserteilung an Dritte, zu denen auch der Konkurrent gehört, richtet sich nach Art. 100 e Abs. 2 BayBG. Danach dürfen Auskünfte an Dritte nur mit Einwilligung des Beamten erteilt werden, es sei denn, dass die Abwehr einer erheblichen Beeinträchtigung des Gemeinwohls oder der Schutz berechtigter, höherrangiger Interessen des Dritten die Auskunftserteilung zwingend erfordert. Inhalt und Empfänger der Auskunft sind dem Beamten schriftlich mitzuteilen. Willigt der Beamte also nicht ein, können Auskünfte nur unter engen Voraussetzungen erteilt werden:
    • Zum Schutz der Interessen Dritter ist eine Auskunft nur nach sorgfältiger Rechtsgüterabwägung zulässig. Das Informationsinteresse des Dritten muss berechtigt und nach der Rechtsgüterabwägung höher einzustufen sein als das Geheimhaltungsinteresse des Beamten. Außerdem muss die begehrte Auskunft zum Schutz des Drittinteresses zwingend erforderlich sein; für den Dritten dürfen keine realisierbaren Wege bestehen, um seine Interessen auch ohne die begehrte Auskunft ausreichend wahren zu können. Eine Anhörung des Beamten vor der Erteilung der Auskunft ist nicht (zwingend) vorgeschrieben, entspricht aber der beamtenrechtlichen Fürsorgepflicht, solange dadurch der Zweck der erbetenen Auskunft nicht gefährdet wird. Gleichgültig, ob der Beamte vorher gehört wurde oder nicht, sind ihm jedenfalls Inhalt und Empfänger der Auskunft schriftlich mitzuteilen.
    • Ein berechtigtes Interesse des Dritten an der Auskunftserteilung lässt sich zumindest dann bejahen, wenn die getroffene Personalentscheidung angreifbar erscheint. Wenn aber bereits das Protokoll des Auswahlgremiums einen so deutlichen Unterschied zum erfolgreichen Bewerber erkennen lässt, dass ein Vorgehen gegen die Entscheidung keinerlei Aussicht auf Erfolg hat, fehlt dem Konkurrenten dieses berechtigte Interesse.
    • Das berechtigte Interesse muss zudem höherrangiger als das Interesse des erfolgreichen Beamten an der Geheimhaltung seiner Personalaktendaten sein. Dieses höherrangigere Interesse ist jedoch grundsätzlich zu verneinen, soweit es dem Konkurrenten vorwiegend um die Beurteilung des Prozess(kosten)risikos geht. Erfolg kann sein Rechtsbehelf nur haben, wenn die Auswahlentscheidung rechtswidrig ist; das ist aber erfahrungsgemäß die Ausnahme. Demgegenüber steht eine immer auch zu berücksichtigende Missbrauchs- und Ausforschungsgefahr, vor der der erfolgreiche Beamte zu schützen ist. In diesem Zusammenhang darf ich darauf hinweisen, dass Ausforschungsrechte zur besseren Beurteilung des Prozessrisikos unter Einschränkung fremder Grundrechte unserer Rechtsordnung fremd sind. Auch die Berücksichtigung prozessökonomischer Gründe, soweit sie nicht das Kostenrisiko des Konkurrenten, sondern die Belastung der Verwaltungsgerichte betreffen, lässt nach meiner Auffassung der allein auf das Interesse des Auskunft Begehrenden abstellende Wortlaut des Gesetzes ("der Schutz berechtigter, höherrangiger Interessen des Dritten die Auskunftserteilung zwingend erfordert") nicht zu.

    Ob ein berechtigtes, höherrangiges Interesse des Konkurrenten an der Auskunftserteilung gegeben ist, ist also sorgfältig jeweils im Einzelfall zu prüfen.

    Diese Auslegung des Art. 100 e Abs. 2 BayBG kann nicht mit der Begründung als "formalistisch" gekennzeichnet werden, dass der Konkurrent nur Widerspruch gegen die aus seiner Sicht fehlerhafte Auswahlentscheidung einzulegen bräuchte. Auch im Widerspruchsverfahren gibt es kein uneingeschränktes Auskunftsrecht. Vielmehr besteht die Möglichkeit, in den Fällen eines erkennbar nur zum Zweck der Auskunftserteilung "pro forma" eingelegten oder eines offensichtlich unbegründeten Widerspruchs die Auskunft abzulehnen.

Ergänzend weise ich darauf hin, dass bereits eine große bayerische Kommune mit dieser Problematik befasst war. Diese Kommune gewährt "eine Einsicht in die dienstliche Beurteilung des erfolgreichen Mitbewerbers/der erfolgreichen Mitbewerberin" erst nach "Widerspruchseinlegung gegen die Stellenbesetzungsentscheidung". Gegen diese Verfahrensweise habe ich im Hinblick auf meine obige Darstellung keine Einwände erhoben.

Die vorstehenden Grundsätze halte ich auch bei der Besetzung eines nicht mit einer Beförderung verbundenen Dienstpostens für anwendbar.

Zur Vorlage des Personalakts an ein Verwaltungsgericht mache ich auf meine Ausführungen unter Nr. 16.1.1 dieses Tätigkeitsberichts sowie unter Nr. 11.5 meines 15. Tätigkeitsberichts aufmerksam.

16.1.4. Berichtigung und Mitteilung gespeicherter Personalaktendaten

Im Rahmen einer umfangreichen Eingabe hat sich eine Lehrerin bei mir u.a. darüber beschwert, dass die für sie als personalaktenführende Behörde zuständige Regierung in der Personalaktendatei DIAPERS den gesetzlichen Feiertag "Christi Himmelfahrt" als krankheitsbedingten Fehltag eingetragen habe. Trotz ihrer wiederholt schriftlich vorgetragenen Bitte um Löschung dieses Eintrags und Übersendung eines korrigierten DIAPERS-Datenblattes habe die Regierung über mehrere Jahre hinweg weder den angeblichen Fehltag gelöscht noch ihr ein korrigiertes Datenblatt übersandt. Vielmehr habe ihr die Regierung mitgeteilt, bis zum endgültigen Abschluss mehrerer zwischen ihr und dem Freistaat inzwischen gerichtlich ausgetragener Rechtsstreitigkeiten von der Beantwortung ihrer Schreiben abzusehen. Auf den von ihr gegen diese Mitteilung der Regierung eingelegten "Widerspruch" habe ihr die Regierung lediglich geantwortet, dass "wir auf Grund der Arbeitsüberlastung und des gegenwärtigen Personalmangels uns außerstande sehen, in absehbarer Zeit den Widerspruchsbescheid zu erstellen." Die betroffene Regierung hat mir diesen Sachverhalt bestätigt und ein korrigiertes und aktualisiertes DIAPERS-Datenblatt übersandt.

Nach § 4 Abs. 3 Satz 2 der "Dienstvereinbarung über die Einführung und Anwendung des Personal- und Stellenverwaltungssystems DIAPERS.GX bei den Behörden der allgemeinen inneren Verwaltung" hat jeder Beschäftigte das Recht, jederzeit einen Ausdruck über den vollständigen, ihn als Person betreffenden Datenbestand sowie über die Stellen, an die Daten regelmäßig übermittelt werden, zu verlangen.

Durch die mehrmalige Verweigerung der von der Lehrerin beantragten Übersendung des DIAPERS-Datenblattes hat die Regierung gegen diese rechtliche Verpflichtung verstoßen. Es wäre der Regierung unschwer möglich gewesen, jedenfalls den offensichtlich unzutreffenderweise als krankheitsbedingten Fehltag in DIAPERS eingetragenen Feiertag "Christi Himmelfahrt" zu löschen und der betroffenen Lehrerin ein insoweit korrigiertes DIAPERS-Datenblatt zukommen zu lassen.

Aus diesem Grund habe ich den wiederholten Verstoß gegen § 4 Abs. 3 Satz 2 der DIAPERS-Dienstvereinbarung gem. Art. 31 Abs. 1 BayDSG förmlich beanstandet. Der Eingabeführerin habe ich den korrigierten und aktualisierten DIAPERS-Ausdruck zugesandt. Ich gehe davon aus, dass die Regierung der Lehrerin nach endgültigem Abschluss der Rechtsstreitigkeiten ein (ggf. neuerlich) aktualisiertes DIAPERS-Datenblatt übermittelt.

16.2. Personaldaten im Gemeinderat

Im Berichtszeitraum häuften sich Anfragen von Kommunen zur Nutzung von Personaldaten durch den Gemeinderat. Dabei ging es v.a. um die Unterrichtung über Schwangerschaften, die Einsicht in Geschäftsverteilungsplan und Stellenbeschreibung oder um die Mitteilung der Höhe von Überstunden und Resturlaub der Gemeindebediensteten. Aber auch Veröffentlichungen aus dem Gemeinderat, wie die Bekanntgabe von Sachbearbeiternamen gegenüber der örtlichen Presse, waren ein Thema. In Anbetracht der allgemeinen Bedeutung solcher Fallgestaltungen gebe ich aus datenschutzrechtlicher Sicht folgende Hinweise:

Nutzung von Personaldaten durch den Gemeinderat

Der Gemeinderat ist (einschließlich seiner Ausschüsse) Teil der öffentlichen Stelle "Gemeindeverwaltung". Die Weitergabe personenbezogener Daten von der (sonstigen) Gemeindeverwaltung an den Gemeinderat stellt daher eine Datennutzung gemäß Art. 4 Abs. 7 BayDSG dar.

Die Zulässigkeit der Weitergabe personenbezogener Daten an den Gemeinderat ist grundsätzlich nach Art. 17 BayDSG zu beurteilen, soweit keine spezielleren Rechtsvorschriften vorgehen.

Eine solche vorrangige Rechtsvorschrift stellt Art. 100 a Abs. 1 Satz 3 BayBG dar, der meiner Auffassung nach analog auch auf die nicht verbeamteten Beschäftigten des öffentlichen Dienstes anzuwenden ist, da er allgemein gültige Schutzprinzipien für Arbeitnehmer enthält. Nach dieser Bestimmung dürfen Personalaktendaten (vgl. Art. 100 a Abs. 1 Satz 2 BayBG) - beispielsweise über eine Schwangerschaft, aber auch über Überstunden und Urlaub - nur für Zwecke der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft verwendet werden, es sei denn, der Beamte willigt in die anderweitige Verwendung ein. Die Begriffe "Personalverwaltung" und "Personalwirtschaft" sind hier weit gefasst. Personalaktendaten dürfen danach nicht nur für auf den einzelnen Beamten bezogene Zwecke, sondern auch für allgemeine Zwecke der Personalverwaltung und Personalwirtschaft herangezogen werden, soweit dafür Personalaktendaten einzelner oder sämtlicher Beamten benötigt werden. Im Übrigen kommt man zum gleichen Ergebnis, wenn man bei Angestellten und Arbeitern ohne analoge Anwendung des Personalaktenrechts für Beamte Art. 17 Abs. 1 BayDSG anwendet, der sowohl das Erforderlichkeitsprinzip als auch das Zweckbindungsprinzip enthält.

Um die Frage der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit beantworten zu können, ist es also notwendig, die Gründe für die Information des Gemeinderats zu ermitteln. Nur dann kann die Erforderlichkeit der Datennutzung geprüft werden. Zu berücksichtigen ist dabei auch der Adressat der Datennutzung; u.U. ist eine Datennutzung durch den zuständigen Ausschuss, wie hier den Personalausschuss, ausreichend.

In Anbetracht der genannten Zwecke sind meiner Ansicht nach Fälle denkbar, in denen dem Gemeinderat (Personalausschuss) - unter Wahrung des Grundsatzes der Erforderlichkeit - die Schwangerschaft einer Mitarbeiterin ohne deren vorherige Zustimmung mitgeteilt werden oder Einsicht in den Geschäftsverteilungsplan und in die Stellenbeschreibung gewährt werden darf.

Was dagegen die Forderung nach Mitteilung der Höhe von Überstunden und Resturlaub sämtlicher Gemeindebediensteten an den Gemeinderat betrifft, ist insbesondere auf Art. 37 Abs. 4 und Art. 43 Abs. 3 GO hinzuweisen. Danach führt der erste Bürgermeister die Dienstaufsicht über die Beamten, Angestellten und Arbeiter der Gemeinde; er ist zudem Dienstvorgesetzter der Gemeindebeamten. Die Befugnisse des Gemeinderats in Personalangelegenheiten sind hingegen in Art. 43 Abs. 1 GO enumerativ begrenzt und können zudem gem. Art. 43 Abs. 2 GO auf den ersten Bürgermeister übertragen werden. Vor diesem Hintergrund lässt sich aus meiner Sicht die namentliche Mitteilung der Höhe von Überstunden und Resturlaub an den Gemeinderat (Personalausschuss) weder Zwecken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft gemäß Art. 100 a Abs. 1 Satz 3 BayBG zuordnen, noch kann ich deren Erforderlichkeit erkennen. Ein denkbares Interesse des Gemeinderats an der Zahl der Überstunden und der Resturlaubstage kann anonymisiert erfüllt werden.

Im Übrigen hat der Gemeinderat gegenüber dem ersten Bürgermeister ein Informationsrecht, soweit die Datenweitergabe zum Vollzug seiner Aufgaben erforderlich und damit zulässig ist. Diesem Informationsrecht setzt der Erforderlichkeitsgrundsatz des Art. 17 Abs. 1 Nr. 1 BayDSG Grenzen. Ziel von Überwachungsmaßnahmen nach Art. 30 Abs. 3 GO kann stets nur die Gewährleistung der Gesetzmäßigkeit der Verwaltung sein. Es bedarf also eines sachlich begründeten Anlasses, der eine Kontrolle erforderlich macht.

Veröffentlichungen aus dem Gemeinderat

Gegen die ortsübliche Veröffentlichung der Niederschriften öffentlicher Gemeinderatssitzungen, die lediglich den in Art. 54 Abs. 1 GO vorgesehenen Mindestinhalt enthalten, bestehen keine datenschutzrechtlichen Einwendungen. Da die Veröffentlichung personenbezogener Daten durch die Gemeinde datenschutzrechtlich eine Datenübermittlung an nicht-öffentliche Stellen darstellt, ist eine weiter gehende Information der Öffentlichkeit über den Ablauf einer Sitzung grundsätzlich nach Art. 19 Abs. 1 BayDSG zu beurteilen. Allerdings geht eine Reihe spezieller Geheimhaltungsvorschriften - wie z.B. die Art. 100 ff. BayBG über das Personalaktengeheimnis - dieser allgemeinen Vorschrift vor (vgl. Art. 2 Abs. 7 BayDSG) und stellt erheblich strengere Anforderungen an die Zulässigkeit von Übermittlungen an Dritte.

Gemäß Art. 100 e Abs. 2 Satz 1 BayBG dürfen Auskünfte aus Personalakten an Dritte nur mit Einwilligung des Beamten erteilt werden, es sei denn, dass die Abwehr einer erheblichen Beeinträchtigung des Gemeinwohls oder der Schutz berechtigter, höherrangiger Interessen des Dritten die Auskunftserteilung zwingend erfordert. Inhalt und Empfänger der Auskunft sind dem Beamten schriftlich mitzuteilen (Art. 100 e Abs. 2 Satz 2 BayBG).

In diesem Zusammenhang ist auch darauf hinzuweisen, dass es zur ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung einer Kommune gehört, die Bürger darüber zu informieren, welche Bediensteten die richtigen Ansprechpartner für ihre Anliegen sind. Dazu ist es zulässig, Bedienstete, die Funktionen mit "Außenwirkung" in der Verwaltung wahrnehmen, auch namentlich der Öffentlichkeit bekannt zugeben. Dieser Personenkreis muss aufgrund seiner auf die Öffentlichkeit bezogenen Aufgabenstellung daher beispielsweise hinnehmen, dass von ihm Name, Amts-/Dienst-bezeichnung, Tätigkeitsbereich und Funktion sowie dienstliche Anschrift und Telefonnummer, z.B. in Form eines "Behördenwegweisers", veröffentlicht werden (siehe in diesem Zusammenhang auch die Nr. 12.3 meines 18. Tätigkeitsberichts zu Mitarbeiterdaten im Internet und Wilde/Ehmann/Niese/Knoblauch, Bayerisches Datenschutzgesetz, Kommentar, Teil C, Handbuch XII.8.b).

Vor diesem Hintergrund ist bei der Bekanntgabe von Sachbearbeiternamen gegenüber der örtlichen Presse allgemein auf Art. 4 Abs. 1 Satz 1 BayPrG hinzuweisen, der unter dem Vorbehalt des Art. 4 Abs. 2 Satz 2 BayPrG steht. Danach darf eine Auskunft nur verweigert werden, soweit aufgrund beamtenrechtlicher oder sonstiger gesetzlicher Vorschriften eine Verschwiegenheitspflicht besteht. Der presserechtliche Auskunftsanspruch steht daher - mit den erwähnten Einschränkungen - unter dem Vorbehalt der Verschwiegenheitspflicht des Dienstherrn nach Art. 100 e Abs. 2 BayBG.

In Bezug auf die (generelle) Bekanntgabe des Namens des (jeweils) zuständigen Sachbearbeiters in einer öffentlichen Sitzung des Gemeinderats kann ich weder ein Informationsinteresse der Allgemeinheit noch des Gemeinderats erkennen. Meiner Ansicht nach besteht im Rahmen einer öffentlichen Sitzung grundsätzlich keine Erforderlichkeit für die Nennung des Sachbearbeiternamens, insbesondere in dessen Abwesenheit. Über die Tagesordnungspunkte und über die "Arbeit der Beschäftigten" kann auch ohne deren Namensnennung beraten werden. Gemäß Art. 100 e Abs. 2 BayBG ist eine Namensnennung deshalb regelmäßig nur mit Einwilligung des Betroffenen zulässig.

Zur Übersendung von Sitzungsunterlagen über Personalangelegenheiten (z.B. Bewerbungsunterlagen) an die Mitglieder des Gemeinderats (bzw. des Personalausschusses) mache ich auf meine in den Nrn. 7.4 meines 14. Tätigkeitsberichts und 7.3 meines 15. Tätigkeitsberichts vertretene Auffassung, die sich im Übrigen mit der des Staatsministeriums des Innern deckt, aufmerksam. Aus meiner Sicht ist es zur Aufgabenerfüllung der Mitglieder des Gemeinderats (bzw. des Personalausschusses) nicht im Sinne des Art. 17 Abs. 1 Nr. 1 BayDSG erforderlich, Sitzungsunterlagen über Personalangelegenheiten schon zusammen mit der Tagesordnung zu erhalten. Hier besteht die Gefahr, dass in den Sitzungsunterlagen enthaltene vertrauliche Informationen unbefugt an Dritte gelangen oder weitergegeben werden könnten. In Anbetracht der besonderen Sensibilität dieser Daten halte ich daher allein eine Information der Gemeinderats-/Personalausschussmitglieder in der Sitzung selbst für datenschutzrechtlich vertretbar.

16.3. Befugnisse des Dienstherrn bzw. Arbeitgebers

16.3.1. Erhebung personenbezogener Daten über Bewerber

Im Zuge der Veränderungen am Arbeitsmarkt gewinnt die Problematik der Erhebung personenbezogener Daten bei der Auswahl von Bewerbern mehr und mehr an Bedeutung. Aus datenschutzrechtlicher Sicht nehme ich dazu wie folgt Stellung:

Nach Art. 100 Satz 1 BayBG darf der Dienstherr personenbezogene Daten über (Beamten-) Bewerber nur erheben, soweit dies zur Begründung des Dienstverhältnisses erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt. Fragebogen, mit denen solche personenbezogenen Daten erhoben werden, bedürfen gem. Art. 100 Satz 2 BayBG der Genehmigung durch die oberste Dienstbehörde. Zum Schutz der Bewerber gelten diese Vorschriften bereits im Vorfeld der Einstellung. Datenschutzrechtlich zulässig ist nur die Erhebung der "erforderlichen" Daten. Nötig ist hier stets eine Abwägung zwischen dem Informationsinteresse des Dienstherrn und dem Anspruch des Bewerbers auf Persönlichkeitsschutz.

Dabei ist zu beachten, dass der unbestimmte Rechtsbegriff "erforderlich" nicht nur eine materielle, sondern auch eine zeitliche Komponente umfasst. In materieller Hinsicht müssen die personenbezogenen Daten eine zulässige Entscheidungsgrundlage bilden. In zeitlicher Hinsicht darf der Dienstherr im Rahmen der Bewerbung keine Daten erheben, die für eine Entscheidung über die Einstellung ohne rechtliche Bedeutung sind, selbst wenn sie später für die Durchführung des Dienstverhältnisses benötigt werden. Bei der Bewerbung können somit zum einen die Daten erhoben werden, anhand derer nachgeprüft werden kann, ob die zwingenden (persönlichen) Einstellungsvoraussetzungen erfüllt sind. Benötigt werden zum anderen aber auch diejenigen personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um eine leistungsgerechte Auswahl nach Art. 12 Abs. 2 BayBG zwischen mehreren Bewerbern zu treffen. Schließlich bestehen keine Bedenken gegen die Erhebung von Daten, die für die personalpolitische Ermessenabwägung zwischen mehreren im wesentlich gleich gut geeigneten Bewerbern notwendig sind.

Der Dienstherr darf nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit nur Daten in einem für die Entscheidungsfindung erforderlichen Ausmaß erheben (also z.B. nicht, um sich ein "lückenloses Bild von der Persönlichkeit des Bewerbers" zu verschaffen). Dies gilt ebenso hinsichtlich der charakterlichen und der gesundheitlichen Eignung.

Nach den vorstehenden Ausführungen ist es daher beispielsweise zulässig, im Rahmen der Bewerbung um eine Einstellung ins Beamtenverhältnis u. a. Unterlagen, Erklärungen und Auskünfte zur Prüfung der charakterlichen Eignung - wie z.B. polizeiliche Führungszeugnisse, Auszüge aus dem Bundeszentralregister, Erklärungen über etwaige anhängige Ermittlungsverfahren - zu erheben.

Zur Feststellung der gesundheitlichen Eignung eines Bewerbers ist eine ärztliche Untersuchung erforderlich, welche dem Gesundheitsamt oder einem anderen von der Einstellungsbehörde beauftragten Arzt obliegt. Ergeben sich keine Zweifel an der gesundheitlichen Eignung, darf nur das zusammenfassende Untersuchungsergebnis an den Dienstherrn übermittelt werden. Bestehen allerdings Bedenken gegen die gesundheitliche Eignung, müssen diese auch in dem zusammenfassenden Bericht soweit konkretisiert werden, dass die Einstellungsbehörde darüber befinden kann, ob ergänzende ärztliche Untersuchungen erforderlich sind, ob trotz der getroffenen medizinischen Feststellungen die gesundheitliche Eignung noch bejaht werden kann oder ob die gesundheitliche Eignung nicht mehr Gewähr leistet ist. Es steht grundsätzlich im Ermessen des Dienstherrn, ob bzw. welche gesonderten Untersuchungen hinsichtlich bestimmter Erkrankungen oder Risikofaktoren vorzunehmen sind. Dabei muss aber der Dienstherr zwischen dem eigenen Informationsinteresse und den schutzwürdigen Belangen des Bewerbers abwägen. Eine Grenze für gezielte Untersuchungen ist jedenfalls dort zu ziehen, wo durch eine Untersuchung erheblich in die Intimsphäre eingegriffen würde (z.B. bei einer Genomanalyse zur Ermittlung veranlagungsbedingter Risiken für künftige Erkrankungen).

In diesem Zusammenhang weise ich auch darauf hin, dass eine Einwilligung des Betroffenen für sich allein noch keine Datenerhebung rechtfertigt. Auch auf freiwilliger Basis dürfen nur die Daten erhoben werden, die der Dienstherr zulässigerweise verwenden darf.

Meine Ausführungen zu Art. 100 BayBG gelten auch in Bezug auf die nicht verbeamteten Beschäftigten des öffentlichen Dienstes; zur analogen Anwendung des Art. 100 BayBG verweise ich auf die Nrn. 13.1.1 und 13.1.2 meines 20. Tätigkeitsberichts. Für die Beurteilung der Datenerhebung kann auch die Rechtsprechung zum Fragerecht des Arbeitgebers herangezogen werden. Dem Arbeitgeber steht danach ein Fragerecht zu, wenn er im Zusammenhang mit dem zu begründenden Arbeitsverhältnis ein berechtigtes, billigenswertes und schutzwertes Interesse an der Beantwortung seiner Fragen hat. Das Interesse muss objektiv so stark sein, dass dahinter das Interesse des Bewerbers am Schutz seines Persönlichkeitsrechts und an der Unverletzlichkeit seiner Intimsphäre zurücktritt. Nach Auffassung des Bundesarbeitsgerichts kann der Arbeitgeber daher nach persönlichen Daten des Bewerbers insoweit fragen, als diese in einem Sachzusammenhang mit dem geplanten Arbeitsverhältnis stehen. So darf nach Vorstrafen (auch im öffentlichen Dienst) z.B. nur gefragt werden, soweit die Straftaten für das beabsichtigte Arbeitsverhältnis relevant sind.

Die Bewerbungsunterlagen sind den Sachakten zuzuordnen; erst bei einer Einstellung ist ein Personalakt zu führen, in den die Bewerbungsunterlagen aufgenommen werden können (vgl. Art. 100 a Abs. 1 Satz 1 BayBG, § 13 BAT, § 13 a MTArb). In Bezug auf den Verbleib der Bewerbungsunterlagen von nicht zum Zuge gekommenen Bewerbern treffen die o. a. Bestimmungen allerdings keine Regelung. Mangels bereichsspezifischer Vorschriften gelten deshalb für die Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten von Bewerbern sowie für ihre Auskunftsansprüche die Regelungen des allgemeinen Datenschutzrechts (BayDSG).

16.3.2. Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos

Eines der wesentlichen Ziele der Verwaltungsmodernisierung ist die Bürgerorientierung der Verwaltung. Der Bürger soll nicht mehr als bloßer Antragsteller oder Adressat von Verwaltungsakten angesehen werden, sondern wie ein "Kunde" eines Dienstleistungsunternehmens behandelt werden. In datenschutzrechtlicher Hinsicht war ich im Berichtszeitraum vor allem mit dem damit einhergehenden Wunsch der Dienstherren bzw. Arbeitgeber nach Veröffentlichung von Fotos der Beschäftigten befasst. Dazu gebe ich folgende Hinweise:

Nach Art. 15 Abs. 1 BayDSG ist die Veröffentlichung personenbezogener Daten zulässig, wenn die Betroffenen wirksam einwilligen (Nr. 2) oder eine Rechtsnorm sie gestattet (Nr. 1). Als Datenübermittlung an nicht-öffentliche Stellen ist die Veröffentlichung an Art. 19 Abs. 1 Nr. 1 BayDSG zu messen. Entscheidend ist also, ob die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos zur ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung der öffentlichen Stelle erforderlich ist. Sicherlich gehört es zur ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung einer öffentlichen Stelle, die "Kunden" darüber zu informieren, welche Beschäftigten die richtigen Ansprechpartner für ihre Anliegen sind. Für diese Information ist aber die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos nicht erforderlich. Soweit aber über die zur ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung erforderlichen Daten hinaus personenbezogene Daten veröffentlicht werden sollen, ist die freiwillige, informierte und schriftliche Einwilligung der Betroffenen (vgl. Art. 15 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 2 bis 4 BayDSG) einzuholen.

Zu den Problemkreisen Mitarbeiterdaten im Internet und Personaldaten im Intranet habe ich mich bereits in früheren Tätigkeitsberichten, und zwar in Nr. 12.3 meines 18. und in Nr. 13.1.4 meines 20. Tätigkeitsberichts, grundlegend geäußert. In Anbetracht der weltweiten Verbreitung und der damit verbundenen Missbrauchsgefahr sollte meiner Ansicht nach auf die Veröffentlichung von Bedienstetenfotos im Internet selbst bei wirksamer Einwilligung der Betroffenen verzichtet werden. Gegen eine Veröffentlichung von Fotos im Intranet - natürlich nur mit Einwilligung des Betroffenen - habe ich indes keine Einwendungen.

Hinsichtlich der bayerischen Beamten ist ergänzend auf Art. 100 a Abs. 1 Satz 3 sowie Art. 100 e Abs. 2 BayBG hinzuweisen. Das im Personalakt enthaltene Foto darf danach ohne Einwilligung des betroffenen Beamten weder innerhalb noch außerhalb der Behörde verwendet werden.

Zur Veröffentlichung von Fotos des Personals an Schulen nehme ich auf Nr. 15.1 meines 19. Tätigkeitsberichts Bezug. Dort habe ich festgestellt, dass sowohl die Einstellung von Fotos auf der Homepage einer Schule als auch deren Weitergabe an die (lokale) Presse einer ausdrücklichen Einwilligung der betroffenen Beschäftigten bedürfen. Diese sind vorher über die Risiken einer solchen Veröffentlichung zu informieren. In Nr. 4.4 Buchstabe d der Erläuternden Hinweisen für die Schulen zum Vollzug des Bayerischen Datenschutzgesetzes (KMBek vom 19.04.2001, KWMBl I S. 112, geändert durch KMBek vom 10.10.2002, KWMBl I S. 354) ist überdies geregelt, dass zur Illustration des Jahresberichts (vgl. Art. 85 Abs. 3 BayEUG) auch Lehrerfotos aufgenommen werden können. Voraussetzung dafür ist jedoch auch hier, dass die Betroffenen eingewilligt haben.

Zur Veröffentlichung von Schülerfotos habe ich in Nr. 20.1.3 dieses Tätigkeitsberichts Stellung genommen.

Schließlich kommt es auch für die Beurteilung der Zulässigkeit der Veröffentlichung von Fotos von Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der bayerischen Hochschulen darauf an, ob die Fotoveröffentlichung zur Erfüllung der in der Zuständigkeit der Hochschule liegenden Aufgaben erforderlich ist. Vor dem Hintergrund meiner Ausführungen zu den "Hinweisen zur Veröffentlichung von Mitarbeiterdaten im Internet für die bayerischen Hochschulen" unter Nr. 16.2.1 meines 20. Tätigkeitsberichts ist dies regelmäßig zu verneinen. Somit ist auch hier eine datenschutzrechtlich wirksame Einwilligung der Betroffenen einzuholen.

16.3.3. Medizinische Gutachten im Beamtenverhältnis

Wie zahlreiche Eingaben und Anfragen belegen, ist in jüngster Zeit die datenschutzrechtliche Problematik medizinischer Gutachten mehr und mehr in den Blickpunkt des Interesses sowohl der bayerischen Beamten wie auch deren Dienstherren gerückt. Mit einer medizinischen Untersuchung können einschneidende Veränderungen im beruflichen und finanziellen Bereich verbunden sein. Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist dazu Folgendes festzuhalten:

Dienstfähigkeit

Nach Begründung des Beamtenverhältnisses gehört es zu den Dienstpflichten des Beamten, sich bei Zweifeln an der Dienstfähigkeit auf Anordnung einer amtsärztlichen Untersuchung zu unterziehen. Der allgemeinen Schweigepflicht des Arztes stehen die durch Art. 33 Abs. 5 GG verfassungsrechtlich geschützten Belange des Dienstherrn gegenüber, der seine gesetzlichen Aufgaben nur bei Kenntnis des Gesundheitszustands des Beamten erfüllen kann. Es ist daher festzustellen, dass der Amtsarzt - soweit er aufgrund einer hoheitlichen Anordnung des Dienstherrn tätig

wird - für diesen handelt, nicht für den Beamten.

Ob die ärztlichen Erkenntnisse detailliert an den Dienstherrn weiter gegeben werden müssen oder ob eine zusammenfassende Stellungnahme genügt, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. Dabei ist stets zwischen dem dienstlichen Informationsinteresse und dem persönlichen Geheimhaltungsinteresse unter Beachtung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit abzuwägen. Die Interessenabwägung gebietet, dass die Dienstbehörde keine weiter gehenden Angaben verlangt als für eine sachgerechte Entscheidung erforderlich. In Zweifelsfällen ist aber der Amtsarzt berechtigt und auf Verlangen verpflichtet, der zuständigen Dienstbehörde nähere medizinische Einzelheiten mitzuteilen.

Nach Art. 11 Abs. 1 des Gesetzes über den öffentlichen Gesundheits- und Veterinärdienst, die Ernährung und den Verbraucherschutz sowie die Lebensmittelüberwachung (Gesundheitsdienst- und Verbraucherschutzgesetz - GDVG) gehört es zu den Aufgaben der Behörden des öffentlichen Gesundheitsdienstes, amtsärztliche Zeugnisse zu erstellen. Eine Rechtsgrundlage dafür stellt beispielsweise § 21 Abs. 2 Satz 2 UrlV dar. Danach haben Beamte zum Nachweis vorübergehender Dienstunfähigkeit auf Anordnung des Dienstvorgesetzten ein amtsärztliches Zeugnis beizubringen. Nach Art. 31 Abs. 5 Nr. 1 i.V.m. Art. 30 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 GDVG dürfen die bei der amtsärztlichen Untersuchung gewonnenen Erkenntnisse weiter gegeben werden, wenn dies durch Rechtsvorschrift ausdrücklich zugelassen ist. Somit ist auch eine Datenweitergabe am Maßstab des § 21 Abs. 2 Satz 2 UrlV zu messen.

Eine Regelung über die Mitteilung aus Untersuchungsbefunden findet sich für die Fälle der (amts-)ärztlichen Untersuchung zur Überprüfung der Dienstfähigkeit im Rahmen einer Ruhestandsversetzung in Art. 60 a Abs. 1 BayBG. Danach teilt der Arzt im Einzelfall auf Anforderung der Behörde die tragenden Feststellungen und Gründe des Gutachtens und die in Frage kommenden Maßnahmen zur Wiederherstellung der Dienstfähigkeit mit, soweit deren Kenntnis für die Entscheidung der Behörde unter Beachtung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit erforderlich ist.

Ergänzend dazu mache ich auf die in den Verwaltungsvorschriften zum Bayerischen Beamtengesetz (VV-BayBG) aufgestellten, mit mir abgestimmten Grundsätze für die Überprüfung der Dienstfähigkeit von Beamten und Richtern aufmerksam. Auch nach Nr. 4 der VV zu Art. 56 ff. BayBG führt die Abwägung zwischen dem dienstlichen Informationsinteresse und dem persönlichen Geheimhaltungsinteresse regelmäßig zu dem Ergebnis, dass der Dienstvorgesetzte nur die für eine sachgerechte Entscheidung erforderlichen Angaben verlangen darf. In Zweifelsfällen ist der begutachtende Arzt aber verpflichtet, der zuständigen Dienstbehörde im Rahmen des für die Entscheidung Erforderlichen auf Verlangen nähere medizinische Einzelheiten mitzuteilen.

Meine Äußerungen unter Nr. 3.5.2 meines 17. Tätigkeitsberichts sind damit überholt.

Personalakt

Nach Art. 100 e Abs. 1 Satz 3 BayBG darf Ärzten, die im Auftrag der personalverwaltenden Behörde oder der Pensionsbehörde ein medizinisches Gutachten erstellen, der Personalakt ohne Einwilligung des Beamten vorgelegt werden. Die Vorlage ist notwendig, da zur Erstellung medizinischer Gutachten zumeist Personalaktendaten (z.B. Angaben über gesundheitsbedingte Ausfallzeiten) benötigt werden. Die Vertraulichkeit der Personalaktendaten wird durch die ärztliche Schweigepflicht gesichert. Eine Einwilligung des Beamten sieht das Gesetz nicht vor, da weder die ärztliche Begutachtung noch die ggf. darauf gestützte Entscheidung dem Verfügungsrecht des Beamten unterfallen. Aber auch hier gelten die Grundsätze: Auskunft vor Aktenvorlage und Beschränkung auf den jeweils erforderlichen Umfang (vgl. Art. 100 e Abs. 1 Satz 5 und Abs. 4 BayBG).

Dienstunfall

Zum Verfahren in Dienstunfallsachen, das seinerzeit in datenschutzrechtlicher Hinsicht mit mir abgestimmt worden ist, ist Folgendes anzumerken:

Nach Teil 9 (Unfallfürsorge) der Bayerischen Verwaltungsvorschriften zum Versorgungsrecht (BayVV-Versorgung) entscheidet die Pensionsbehörde über die Anerkennung des Unfalles als Dienstunfall und über die Gewährung von Unfallfürsorgeleistungen (§ 45 Abs. 3 BeamtVG). Soweit für die zu treffende Entscheidung ergänzende Sachverhaltsermittlungen erforderlich sind, werden sie von der Pensionsbehörde durchgeführt. In diesem Zusammenhang entscheidet die Pensionsbehörde auch über die Beiziehung ärztlicher Sachverständiger. Zur Feststellung, mit welchem Ergebnis und zu welchem Zeitpunkt das dienstunfallbedingte Heilverfahren als abgeschlossen angesehen werden kann, ist der Verletzte zu hören. Es liegt im Ermessen der Pensionsbehörde, hierzu eine amts-/polizeiärztliche Stellungnahme einzuholen (= sog. Schlussgutachten).

Für die Unfallmeldung sind die zu den BayVV-Versorgung als Anlagen 3 (Dienstunfalluntersuchung) und 4 (Beiblatt zur Dienstunfalluntersuchung) beigefügten Vordrucke zu verwenden. In der Anlage 4 findet sich zur Entbindung von der ärztlichen Schweigepflicht/Akteneinsicht eine Erklärung des Verletzten. In Abschnitt IV Nr. 1 dieses Beiblatts entbindet der verletzte Beamte/die verletzte Beamtin die in Abschnitt II und III genannten Ärzte, Krankenanstalten sowie die Krankenversicherung, die Träger der Sozialversicherung und die Behörden des öffentlichen Gesundheitsdienstes gegenüber dem polizei-/amtsärztlichen Dienst, den beizuziehenden ärztlichen Gutachtern und der für die dienstunfallrechtliche Entscheidung zuständigen Bezirksfinanzdirektion von der ärztlichen Schweigepflicht, soweit dies zur sachgerechten Bearbeitung der Dienstunfallangelegenheit erforderlich ist (z.B. zur Einholung von Untersuchungsbefunden). In Abschnitt IV Nr. 2 Spiegelstrich 1 dieses Beiblatts erklärt sich der verletzte Beamte/die verletzte Beamtin durch Unterschrift damit einverstanden, dass die bei der Bezirksfinanzdirektion geführten Dienstunfallunterlagen zur sachgerechten Bearbeitung den beizuziehenden ärztlichen Gutachtern bekannt gegeben werden.

Die Vordrucke sowie Informationen zum Dienstunfall können im Internet unter der Adresse www.bayern.de/Bezirksfinanzdirektionen/formular.htm (externer Link) abgerufen werden. Die dort noch angegebene DUnfBek ist mittlerweile inhaltsgleich durch die BayVV-Versorgung ersetzt worden.

Die Dienstunfalluntersuchung und alle damit in Zusammenhang stehenden Unterlagen werden als Teilakt des Personalakts bei der Pensionsbehörde aufbewahrt (vgl. Art. 100 b Satz 5 BayBG). Eine Einsicht in diese bei der zuständigen Bezirksfinanzdirektion geführten Unterlagen ist nach Maßgabe des Art. 100 d BayBG möglich.