Aktuelle Kurz-Information 11: Visitenkarten in der Welt der Datenschutz-Grundverordnung

Stichwörter: Informationspflichten - Visitenkarten

Visitenkarten gehörten bereits vor 200 Jahren zu den Hilfsmitteln sozialer Interaktion. An ihrem Nutzen als "Merkhilfe" bestanden bis in das Zeitalter der Digitalisierung keine vernehmbaren Zweifel. Im Zusammenhang mit den nach der Datenschutz-Grundverordnung zu erfüllenden Informationspflichten erreichten mich indes zahlreiche Anfragen bayerischer öffentlicher Stellen. Ich habe folgende Hinweise erteilt:

Visitenkarten übergeben

Die Übergabe typografisch gelungener Visitenkarten durch Beschäftigte bayerischer öffentlicher Stellen an Gesprächspartner aus Behörden, Unternehmen oder Bürgerschaft ist ein freundlicher Akt und ein schöner Brauch, der aus datenschutzrechtlicher Sicht keiner besonderen Würdigung bedarf. Dies gilt jedenfalls dann, wenn die öffentliche Stelle ihren Beschäftigten freistellt, wann und wem sie eine Visitenkarte aushändigen.

Visitenkarten entgegennehmen

Die Entgegennahme von Visitenkarten aus der Hand der Gesprächspartner stellt regelmäßig keine eigenständige Erhebung der dort vermerkten personenbezogenen Daten dar, sodass Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 1 und 2 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nicht zu erfüllen sind. Dies gilt insbesondere dann, wenn sich Bürgerinnen und Bürger aus eigener Initiative vorstellen, oder wenn sich die Vertreter der öffentlichen Stelle und ihre Gesprächspartner wechselseitig bekanntmachen. Erfragen dagegen Behördenbedienstete gezielt Kontaktdaten von Bürgerinnen und Bürgern, liegt darin eine Datenerhebung, welche die in Art. 13 Abs. 1 und 2 DSGVO angeordneten Informationspflichten auslöst.

Vor diesem Hintergrund besteht für bayerische öffentliche Stellen keine Veranlassung, den eigenen Einsatz von Visitenkarten zu überdenken oder die Entgegennahme fremder Visitenkarten abzulehnen. Die Beschäftigten sollten allerdings in der Lage sein, bei einer Erhebung von Kontaktdaten die nach der Datenschutz-Grundverordnung erforderlichen Informationen zu erteilen.

Über datenschutzrechtliche Fragen bei der Verwendung von Tür- und Namensschildern informiert der Beitrag Nr. 19.1 "Bedienstetennamen im Publikumsverkehr" in meinem 22. Tätigkeitsbericht 2006. Die dort zu Art. 19 Abs. 1 Nr. 1 Bayerisches Datenschutzgesetz-alt angestellten Erwägungen behalten im Wesentlichen auch für Art. 5 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Bayerisches Datenschutzgesetz ihre Gültigkeit.