Drucken

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz; Stand: 14.02.2011

Personalwesen

Dürfen Behörden dienstliche Kommunikationsdaten ihrer Mitarbeiter im Internet veröffentlichen?
Die Veröffentlichung von Mitarbeiterdaten im Internet ist nur zulässig, wenn sie zur ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung der Behörde erforderlich ist. Als erforderlich ist grundsätzlich nur die Veröffentlichung der dienstlichen Kommunikationsdaten der Bediensteten anzusehen, die Funktionen mit „Außenwirkung“ wahrnehmen. Aus Gründen der Fürsorgepflicht des Dienstherrn ist eine Veröffentlichung allerdings nicht zulässig, wenn die Mitarbeiter dadurch private Belästigungen, persönliche Bedrohungen, Gesundheits- oder gar Lebensgefährdungen zu befürchten haben. Eine Veröffentlichung von Fotos ist nur mit Einwilligung der Betroffenen zulässig; auf sie sollte aber generell verzichtet werden. Nähere Einzelheiten können meiner Orientierungshilfe Gestaltung des Internetauftritts, meinem 18. Tätigkeitsbericht 1998 unter Nr. 12.3 Mitarbeiterdaten im Internet sowie meinem 21. Tätigkeitsbericht 2004 unter Nr. 16.3.2 Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos entnommen werden.
An wen dürfen Höhe und Empfänger von Leistungsprämien und Leistungszulagen bekanntgegeben werden?
Die Personalvertretung ist bereits vor der konkreten Vergabeentscheidung darüber zu informieren, welche Beschäftigten eine Leistungsprämie oder Leistungszulage erhalten sollen, damit sie ihren gesetzlichen Aufgaben nachkommen kann. Eine Bekanntgabe der Namen der Empfänger innerhalb der Behörde, beispielsweise im internen Mitteilungsblatt, ist dagegen ohne Einwilligung der Betroffenen nicht zulässig. Nähere Einzelheiten können meinem 21. Tätigkeitsbericht 2004 unter Nr. 16.1.2 Bekanntgabe von Leistungsstufen, -prämien und -zulagen entnommen werden.
Inwieweit dürfen an meiner Dienststelle Abwesenheitskalender oder Jahresübersichten über Abwesenheiten geführt werden?
Die bloße Angabe von Abwesenheitszeiten ist im Regelfall zulässig, da sie organisatorischen Erfordernissen des Dienstbetriebes dient. Abwesenheitskalender oder Jahresübersichten über Abwesenheiten dürfen jedoch nicht die Gründe für eine Abwesenheit (z.B. Art der Krankheit) ausweisen. Nähere Einzelheiten können meinem 20. Tätigkeitsbericht 2002 unter Nr. 13.1.2 Kalendarische Übersichten über Abwesenheiten entnommen werden.
Was ist aus datenschutzrechtlicher Sicht bei medizinischen Gutachten im Beamtenverhältnis zu beachten?
Aus amtsärztlichen Untersuchungen gewonnene Erkenntnisse dürfen nur insoweit weitergegeben werden, als dies durch Rechtsvorschrift ausdrücklich zugelassen ist. Solche (einschränkenden) Regelungen finden sich beispielsweise im Verfahren zur Überprüfung der Dienstfähigkeit (siehe Art. 67 Bayerisches Beamtengesetz). Nähere Einzelheiten können meinem 21. Tätigkeitsbericht 2004 unter Nr. 16.3.3 Medizinische Gutachten im Beamtenverhältnis entnommen werden.
Hat die Personalvertretung Zugang zu sämtlichen in der Behörde verarbeiteten personenbezogenen Daten?
Nein. Nach Art. 69 Abs. 2 Satz 1 Bayerisches Personalvertretungsgesetz besteht ein Informationsanspruch der Personalvertretung nur insoweit, als sie Auskünfte von der Dienststelle benötigt, um ihre Beteiligungsrechte rechtzeitig und uneingeschränkt wahrnehmen zu können. Auf begründete Einzelanforderung sind dem Personalrat gemäß Art. 69 Abs. 2 Satz 2 Bayerisches Personalvertretungsgesetz die hierfür erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Der Personalrat ist also kein Kontrollorgan der Verwaltung, das die Aufgabenerfüllung und den inneren Betrieb der Dienststelle allgemein zu überwachen hat. Nähere Einzelheiten können meinem 20. Tätigkeitsbericht 2002 unter Nr. 13.4 Informations- und Einsichtsrechte der Personalvertretung entnommen werden.
Wo finde ich Informationen zum datenschutzgerechten Umgang mit Zeiterfassungsdaten?
Umfangreiche Ausführungen hierzu finden sich in Nr. 19.3 Datenschutz bei Zeiterfassungsdaten meines 22. Tätigkeitsberichts 2006. Aus datenschutzrechtlicher Sicht sind vor allem die Fragen des Zugangs zu dem anfallenden Datenmaterial, des Umfangs der Einsichtsrechte des Personalrats und der Dauer der Aufbewahrungsfristen von Bedeutung.
Bin ich als Bediensteter einer öffentlichen Stelle verpflichtet, meinen Namen im Publikumsverkehr zu offenbaren?
Eine völlige Geheimhaltung der Identität eines Bediensteten kommt nur in extremen Einzelfällen in Betracht, etwa bei absehbaren Lebens- oder Gesundheitsgefährdungen. Gegen die Anordnung eines Dienstherrn, Bedienstetennamen im Publikumsverkehr zu verwenden – etwa Namensschilder zu tragen, Türschilder mit Namen zu versehen oder die Namen der Sachbearbeiter in amtlichen Schreiben zu nennen – bestehen daher grundsätzlich keine datenschutzrechtlichen Bedenken. Allerdings ist es in der Regel ausreichend, den Nachnamen des Bediensteten zu nennen. Nähere Einzelheiten können meinem 22. Tätigkeitsbericht 2006 unter Nr. 19.1 Bedienstetennamen im Publikumsverkehr entnommen werden.
Darf jeder Posteingang, der an einen Bediensteten unter der Anschrift der Dienststelle gerichtet ist, von der zentralen Posteingangsstelle geöffnet werden?
Nein. Anders als dienstliche Eingänge, die von der zentralen Posteingangsstelle geöffnet werden müssen, sind Eingänge, die an den Beschäftigten erkennbar persönlich gerichtet sind, diesem ungeöffnet zuzuleiten. Bei der Entscheidung, ob ein Eingang als dienstlich oder privat einzustufen ist, ist eine Gesamtwürdigung aller Umstände vorzunehmen. Es kann daher beispielsweise nicht allein darauf abgestellt werden, ob der Zusatz „persönlich“ oder der Name des Behördenangehörigen vor der Behördenbezeichnung angeführt wurde. Nähere Einzelheiten können der Nr. 19.2 Postöffnung in Behörden meines 22. Tätigkeitsberichts 2006 entnommen werden.
Wer hat das Recht, Einsicht in meine Personalakte zu nehmen?
Zugang zur Personalakte dürfen gem. Art. 103 Bayerisches Beamtengesetz nur Beschäftigte haben, die im Rahmen der Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind, und nur soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft erforderlich ist; dies gilt auch für den Zugang im automatisierten Abrufverfahren.

Das Recht des Bediensteten, Einsicht in die eigene, vollständige Personalakte zu nehmen, ergibt sich aus Art. 107 Abs. 1 Satz 1 Bayerisches Beamtengesetz. Allerdings unterliegen Feststellungen über den Gesundheitszustand dann nicht der Einsicht, wenn zu befürchten ist, dass der Beamte oder die Beamtin bei Kenntnis des Befunds weiteren Schaden an der Gesundheit nimmt (Art. 107 Abs. 1 Satz 2 Bayerisches Beamtengesetz). Darüber hinaus haben Bedienstete nach Maßgabe des Art. 107 Abs. 2 Bayerisches Beamtengesetz grundsätzlich auch ein Recht auf Einsicht in andere Akten, die personenbezogene Daten über sie enthalten und für ihr Dienstverhältnis verarbeitet oder genutzt werden.
Dürfen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter Drogentests vorgenommen werden?
Es ist datenschutzrechtlich nur zulässig, neu einzustellende Mitarbeiter mit deren schriftlicher Einwilligung auf Alkohol- oder Drogenabhängigkeit untersu-chen zu lassen, sofern dies erforderlich ist, um die Eignung für die konkret vorgesehene Tätigkeit festzustellen. Eine solche Arbeitsplatzrelevanz liegt allerdings nur vor, wenn der neu einzustellende Mitarbeiter durch ein abhängigkeitsbedingtes Fehlverhalten sich selbst, Leben und Gesundheit Dritter oder bedeutende Sachwerte gefährden könnte. Dem Dienstherrn/Arbeitgeber darf dabei als Ergebnis der Eignungsuntersuchung vom untersuchenden (Betriebs-/Amts-)Arzt nur mitgeteilt werden, ob der Betroffene für die konkret vorgesehene Tätigkeit geeignet oder nicht geeignet ist; nicht mitgeteilt werden dürfen ihm hingegen ärztliche Diagnosen oder sonstige einzelne Untersuchungsergebnisse. Nähere Einzelheiten können meinem 24. Tätigkeitsbericht 2010 unter Nr. 11.3 Drogentests bei der Einstellung neuer Mitarbeiter entnommen werden.