Datenschutzerklärung für Videokonferenzen des Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz

Diese Datenschutzerklärung (Informationen entsprechend Art. 13, 14 Datenschutz-Grundverordnung - DSGVO) bezieht sich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Videokonferenzen, die der Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz (im Folgenden: Landesbeauftragter) initiiert und durchführt.

1. Kontakt

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist der

Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
Wagmüllerstraße 18
80538 München
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
(Zur Nutzung von E-Mail zur Kontaktaufnahme: siehe Impressum)
Telefon: +49 (0) 89 212672-0

Sollten Sie der Auffassung sein, dass eine Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Landesbeauftragten gegen datenschutzrechtliche Vorgaben verstößt, können Sie sich an den behördlichen Datenschutzbeauftragten des Landesbeauftragten wenden:

Behördlicher Datenschutzbeauftragter beim
Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz
Wagmüllerstraße 18
80538 München
E-Mail: bdsb@datenschutz-bayern.de
(Zur Nutzung von E-Mail zur Kontaktaufnahme: siehe Impressum)
Telefon: +49 (0) 89 212672-0

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Welche personenbezogenen Daten zu welchem Zweck und auf welcher Grundlage benötigt und verarbeitet werden, richtet sich maßgeblich nach den technisch notwendigen Anforderungen für den Betrieb des Videokonferenzsystems (technische Betriebsdaten), nach den Funktionen des Videokonferenzsystems, die von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern in Anspruch genommen werden, sowie nach den kommunizierten Inhalten (Inhaltsdaten).

Der Landesbeauftragte ist zuständige Aufsichtsbehörde nach Art. 51 DSGVO und überwacht die Einhaltung der Vorschriften über den Datenschutz bei den bayerischen öffentlichen Stellen. In diesem Zusammenhang verarbeitet er personenbezogene Daten, soweit dies für die Erfüllung seiner gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist im Regelfall Art. 4 BayDSG. Die gesetzlichen Aufgaben des Landesbeauftragten ergeben sich dabei insbesondere aus Art. 57 DSGVO und Art. 15 BayDSG. Gegebenenfalls erfolgt eine Verarbeitung auf Grundlage einer spezielleren Vorschrift (etwa Art. 21 Abs. 1 Satz 2 BayDSG).

Wenn Sie das Videokonferenzsystem des Landesbeauftragten als Teilnehmerin oder Teilnehmer nutzen, übermitteln Sie Daten an den Landesbeauftragten. Die folgenden Datenkategorien werden dabei verarbeitet:

Technische Betriebsdaten:
Um eine Videokonferenz aufbauen und deren Funktionsfähigkeit sicherstellen zu können, müssen technische Betriebsdaten von Ihnen verarbeitet werden. Es handelt sich um Daten, die für die Nutzung des Videokonferenzsystems technisch erforderlich sind. Dazu gehören Ihre E-Mailadresse, falls Sie die Videokonferenz gebucht haben oder dazu eingeladen wurden, Beginn und Ende der Verbindung, die Telefonnummer, wenn Sie sich per Telefon einwählen, die IP-Adresse Ihres Internetanschlusses und Logfiles (Logfiles sind automatisch erstellte Protokolldateien).
Inhaltsdaten:
Bei Inhaltsdaten handelt es sich um personenbezogene Daten, die während der eigentlichen Kommunikation über das Videokonferenzsystem verarbeitet werden. Dies sind insbesondere Benutzerangaben (z.B. Ihre Namensbezeichnung, die Sie eingegeben haben bzw. bei einer Einwahl per Telefon die Telefonnummer als Ihr Benutzername), Bild- und Tondaten von Ihnen sowie von der Umgebung, in der Sie sich aufhalten, Inhalte (Präsentationen, Bildschirminhalte usw.), die Sie während der Videokonferenz für andere freigeben, und weitere im Einzelfall genutzte Kommunikationsinhalte.

3. Speicherdauer und Speicherfristen

Der Landesbeauftragte speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung seiner gesetzlichen Aufgaben einschließlich entsprechender Dokumentationspflichten sowie wie dies zum Zweck der technischen Bereitstellung des Videokonferenzsystems erforderlich ist.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Weder der Landesbeauftragte noch der Betreiber des Videokonferenzsystems zeichnet die mithilfe des Konferenzsystems verarbeiteten Inhaltsdaten auf. Informationen aus den Videokonferenzen, die Teilnehmerinnen und Teilnehmer selbst bereitgestellt haben, können gegebenenfalls im erforderlichen Umfang in Vorgängen, beispielsweise als Gesprächs- oder Ergebnisprotokolle oder Gesprächsvermerke, verarbeitet werden.

4. Empfänger von personenbezogenen Daten

Die technische Infrastruktur für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch das Videokonferenzsystem stellt das Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung (LDBV) - IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern - als technischer Betreiber (Auftragsverarbeiter) zur Verfügung.

Das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (LSI)
kann nach Maßgabe von Teil 3 (IT-Sicherheit) des Gesetzes über die Digitalisierung im Freistaat Bayern Protokolldaten verarbeiten.

5. Rechte der betroffenen Person

Hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Landesbeauftragten richten sich Ihre Rechte als betroffene Person vorwiegend nach Art. 15 ff. DSGVO. Einschränkungen, Modifikationen und gegebenenfalls ein Ausschluss dieser Rechte können sich dabei insbesondere aus der Datenschutz-Grundverordnung selbst sowie aus Art. 9, 10 und 20 BayDSG ergeben.

Grundsätzlich können Sie Auskunft darüber verlangen, ob der Landesbeauftragte personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Sie haben jedoch grundsätzlich kein Auskunfts- oder Einsichtsrecht hinsichtlich Akten und Dateien des Landesbeauftragten (Art. 20 Abs. 2 BayDSG).
Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung hoheitlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO). Dies ist bei einer Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Landesbeauftragten in Erfüllung seiner gesetzlichen Aufgaben regelmäßig der Fall.
Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch den Landesbeauftragten jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeitet der Landesbeauftragte in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.