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Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz; Stand: 09.11.2018

Aktuelle Kurz-Information 5 - Melderegisterdaten und Gratulationen

Stichwörter: Auskunft - Bürgermeister - Ehejubiläum - Einwilligung - Geburtstag - Gratulation - Landrat - Mandatsträger - Melderegister - Mitteilungsblatt - Staatskanzlei - Übermittlung - Übermittlungssperre - Weitergabe - Widerspruch, melderechtlicher - Vereine

Mitbürgerinnen und Mitbürgern zu Geburtstagen und Ehejubiläen zu gratulieren, wird vielfach als wesentliche Repräsentationsaufgabe gewählter Amts- und Mandatsträger angesehen. Damit aber nicht jeder erste Bürgermeister, jede Landrätin oder jeder Abgeordnete eigene Dateien zu den Anlässen seiner bzw. ihrer Wählerinnen und Wähler führen muss, enthält das Melderecht Vorschriften zur Bereitstellung entsprechender Datensätze. Die vorliegende Aktuelle Kurz-Information erläutert die in der Praxis relevanten Fälle und Fragestellungen.

1. Widerspruchsrecht der betroffenen Person

Vorab ist auf eine Besonderheit hinzuweisen: Gratulationen gehören zu den Verarbeitungen von Meldedaten, die durch die betroffene Person (weitgehend) verhindert werden können. Ihr steht das in § 50 Abs. 5 Halbsatz 1 Bundesmeldegesetz (BMG) geregelte voraussetzungslose Widerspruchsrecht zu, bei dessen Ausübung die Meldebehörde in das Melderegister eine Übermittlungssperre einträgt (vgl. § 9 Satz 1 Nr. 5 BMG). Die meisten Meldebehörden halten entsprechende Formulare bereit; teilweise kann der Widerspruch auch elektronisch über ein Bürgerservice-Portal eingelegt werden. Die Meldebehörden haben auf das Widerspruchsrecht gemäß § 50 Abs. 5 Halbsatz 2 BMG bei der Anmeldung sowie einmal jährlich durch ortsübliche Bekanntmachung hinzuweisen. Entscheidet sich eine betroffene Person mit mehreren Wohnungen für einen Widerspruch, sollte sie diesen zweckmäßigerweise bei allen zuständigen Meldebehörden erheben.

2. Auskunft an Mandatsträger

Verlangen Mandatsträger - gleiches gilt übrigens für Presse und Rundfunk - Auskunft aus dem Melderegister über Alters- oder Ehejubiläen von Einwohnern, darf die Meldebehörde nach § 50 Abs. 2 BMG Familiennamen, Vornamen, Doktorgrad, Anschrift sowie Datum und Art des Jubiläums weitergeben. Altersjubiläen sind dabei der 70. Geburtstag, jeder fünfte weitere Geburtstag und ab dem 100. Geburtstag jeder folgende Geburtstag, Ehejubiläen das 50. und jedes folgende Ehejubiläum. Die Übermittlungsbefugnis erfordert allerdings einen Datenabruf durch den Empfänger. Eine Gemeinde kann daher nicht "von sich aus" auf Grund von § 50 Abs. 2 Satz 1 BMG Jubiläen in der (regionalen) Tageszeitung veröffentlichen.

Mandatsträger sind die (örtlichen) Abgeordneten zum Landtag, zum Bundestag und zum Europäischen Parlament sowie die Kreis- und Bezirksräte. Auch Gemeinderatsmitglieder als Mandatsträger anzusehen, ist im Hinblick auf das unionsrechtliche Gebot der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c Datenschutz-Grundverordnung - DSGVO) problematisch, insbesondere wenn es sich um eine größere Gemeinde handelt. Die Jubilare erhalten regelmäßig eine Gratulation durch den ersten Bürgermeister als dem für die Gemeinde Vertretungsberechtigten (dazu noch unten). Aus datenschutzrechtlicher Sicht akzeptabel ist eine Verwaltungspraxis, die auch Mitglieder des Gemeinderats in die Wahrnehmung dieser Repräsentationsaufgabe einbezieht, "Parallelgratulationen" aber vermeidet.

Hat eine betroffene Person von ihrem Recht auf Widerspruch (§ 50 Abs. 5 Halbsatz 1 BMG) Gebrauch gemacht, hindert die daran anknüpfende Übermittlungssperre die Auskunft nach § 50 Abs. 2 BMG.

3. Übermittlung an Landratsamt und Staatskanzlei

Bezüglich der Übermittlung von Jubiläumsdaten an das zuständige Landratsamt und an die Staatskanzlei hat der Landesgesetzgeber von der in § 36 Abs. 1, § 55 Abs. 5 BMG sowie Art. 10 Nr. 4 Bayerisches Gesetz zur Ausführung des Bundesmeldegesetzes vorgesehenen Regelungsmöglichkeit Gebrauch gemacht und in § 33 Meldedatenverordnung (MeldDV) eine Vorschrift zur regelmäßigen Übermittlung geschaffen. Danach kann die Meldebehörde für die Ehrung von Alters- und Ehe- oder Lebenspartnerschaftsjubilaren ab dem 75. Lebensjahr und dem 50. Ehejubiläum Daten der Jubilare rechtzeitig vor Erreichen des Jubiläums an das zuständige Landratsamt, zum 80. Lebensjahr, zum 85. Lebensjahr, zum 90. Lebensjahr, ab dem 95. Lebensjahr und dem 60. Ehejubiläum auch an die Staatskanzlei übermitteln (siehe dazu die Gemeinsame Bekanntmachung "Ehrung von Alters- und Ehejubilaren", BayRS 1132-S). Der Datensatz umfasst neben Tag und Art des Jubiläums Familiennamen, frühere Namen, Vornamen, Doktorgrad, Ordens- und Künstlernamen, derzeitige Staatsangehörigkeiten sowie derzeitige Anschriften (von Haupt- und Nebenwohnung).

Gemäß § 33 Abs. 2 MeldDV gilt § 50 Abs. 5 BMG entsprechend. Hat also eine betroffene Person das Recht zum Widerspruch gegen eine Auskunft nach § 50 Abs. 2 BMG ausgeübt, unterbleibt auch die Übermittlung an das zuständige Landratsamt und die Staatskanzlei.

4. Gratulation durch den ersten Bürgermeister

Für die Weitergabe von Melderegisterdaten an den ersten Bürgermeister zu Gratulationszwecken ist § 37 Abs. 1 BMG maßgeblich. Danach dürfen innerhalb der Verwaltungseinheit, der die Meldebehörde angehört, unter den in § 34 Abs. 1 BMG genannten Voraussetzungen sämtliche der in § 3 Abs. 1 BMG aufgeführten Daten und Hinweise weitergegeben werden. § 34 Abs. 1 BMG fordert hier, dass dies zur Erfüllung der in der eigenen Zuständigkeit liegenden öffentlichen Aufgaben erforderlich ist. Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist es vertretbar, eine Gratulation zu den in § 50 Abs. 2 Satz 2 BMG erwähnten Alters- oder Ehejubiläen als gemeindliche Aufgabe anzusehen. Jedenfalls entspricht dies einer bayernweit gängigen Praxis in kreisangehörigen Gemeinden.

Die in vielen Gemeinden übliche Gratulation zum 18. Geburtstag sowie zur Geburt eines Kindes ist von § 50 Abs. 2 Satz 2 BMG dagegen nicht erfasst. Der entstehenden Spannungslage mit dem Gebot der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO) kann dadurch entgegengewirkt werden, dass der Gemeinderat in einer Richtlinie nach Art. 37 Abs. 1 Satz 2 Gemeindeordnung die örtlich maßgeblichen Gratulationsanlässe festlegt.

Die Datennutzung durch den ersten Bürgermeister (Gratulation) richtet sich nach Art. 4 Abs. 1 Bayerisches Datenschutzgesetz. Bei der Entscheidung sollte berücksichtigt werden, ob die Betroffenen von ihrem Widerspruchsrecht nach § 50 Abs. 5 Halbsatz 1 BMG Gebrauch gemacht haben. Ist dies der Fall, kann regelmäßig angenommen werden, dass die betreffende Person auch eine Gratulation durch den ersten Bürgermeister nicht wünscht. Insofern ist daher Zurückhaltung angebracht.

5. Veröffentlichung in einem gemeindlichen Mitteilungsblatt

Gibt eine Gemeinde ein Mitteilungsblatt heraus, besteht des Öfteren der Wunsch, auch darin eine Gratulation auszusprechen. Die Gemeinde benötigt hierfür grundsätzlich nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. e, Abs. 3 UAbs. 1 Buchst b DSGVO eine Verarbeitungsbefugnis. An einer solchen Befugnis fehlt es jedoch: § 50 Abs. 2 BMG regelt eine Übermittlungsbefugnis zugunsten der "Presse", also von Stellen, die sich auf die Gewährleistung der Pressefreiheit berufen können. Mit dem eigenen Mitteilungsblatt nimmt die Gemeinde grundrechtsgebunden die Aufgabe der Öffentlichkeitsarbeit wahr, sodass sie nicht "Presse" im Sinne von § 50 Abs. 2 BMG sein kann. Auch § 37 Abs. 1 BMG verschafft keine Verarbeitungsbefugnis für den Zweck einer Veröffentlichung. Eine öffentliche Gratulation ist nicht erforderlich, um die Aufgabe "Öffentlichkeitsarbeit" wahrzunehmen. Die Gemeinde ist gehalten, mit Verwaltungsdaten möglichst sparsam umzugehen (Gebot der Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO). Dies gilt insbesondere dann, wenn das Mitteilungsblatt auch im Internet verfügbar ist und so eine weltweite Öffentlichkeit hergestellt wird.

6. Öffentliche Gratulation auf Grundlage einer Einwilligung

Eine "öffentliche Gratulation" kann allerdings auf eine Einwilligung gestützt werden, die etwa anlässlich der Absprache eines Gratulationstermins oder im Zusammenhang mit einem Gratulationsschreiben (als Rückantwort) eingeholt wird. Die Einwilligung muss den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung entsprechen (siehe dazu das Arbeitspapier "Die Einwilligung nach der Datenschutz-Grundverordnung"). Sie muss insbesondere auf einer ausreichenden Information beruhen. So muss die Gemeinde die betroffene Person darüber aufklären, welchen Inhalt die Gratulation haben und auf welchen Kommunikationskanälen sie verbreitet werden soll.

7. Auskunft an Vereine

Regelungen für eine gesammelte Bereitstellung von Jubiläumsdaten an Vereine sieht das Bundesmeldegesetz nicht vor. Eine Gruppenauskunft nach § 46 Abs. 1 BMG scheidet aus, weil an einer Gratulation durch einen privaten Verein kein öffentliches Interesse besteht.