22. Medien und Telekommunikation

22.1. Orientierungshilfe zur datenschutzgerechten Nutzung von E-Mail und anderen Internetdiensten am Arbeitsplatz

Im Berichtszeitraum hat der Arbeitskreis Medien der Konferenz der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder unter meiner Mitwirkung seine "Orientierungshilfe zur datenschutzgerechten Nutzung von E-Mail und anderen Internetdiensten am Arbeitsplatz" überarbeitet und aktualisiert. Die Orientierungshilfe ist auf meiner Homepage www.datenschutz-bayern.de in der Rubrik "Verwaltung’" unter "Allgemeines" zu finden.

Ziel der Orientierungshilfe ist es, sowohl den öffentlichen Dienstherrn als auch den Bediensteten eine Hilfestellung in Bezug auf die bei der dienstlichen und privaten Nutzung von E-Mail und anderen Internetdiensten am Arbeitsplatz auftretenden Rechtsfragen zu bieten. Die bei der Nutzung dieser Dienste zu beachtenden datenschutzrechtlichen Anforderungen - insbesondere im Hinblick auf die Vorschriften des Telekommunikations- und Telemedienrechts, des Personalvertretungs- und allgemeinen Datenschutzrechts - werden im Einzelnen dargestellt. In diesem Zusammenhang ist zu erwähnen, dass ich bereits in Nr. 20.1 meines 22. Tätigkeitsberichts 2006 und in Nr. 21.1 meines 21. Tätigkeitsberichts 2004 zu diesem - auch in meiner täglichen Beratungspraxis wichtigen - Problemkreis umfassende Hinweise gegeben habe.

Neu sind vor allem die Aussagen zur Spam-Filterung; diese darf grundsätzlich nur außerhalb der Reichweite des Fernmeldegeheimnisses bzw. mit Einwilligung der Bediensteten erfolgen. Auch in Bezug auf das Thema Spam-Behandlung und Datenschutz habe ich mich bereits unter Nr. 23.3 meines 22. Tätigkeitsberichts 2006 ausführlich geäußert.

22.2. Benutzung dienstlicher Telekommunikationsanlagen

Zu datenschutzrechtlichen Fragestellungen im Zusammenhang mit dienstlichen Telekommunikationsanlagen habe ich mich bereits in Nr. 17.1 Benutzung dienstlicher Telekommunikationsanlagen meines 18. Tätigkeitsberichts 1998, Nr. 13.3.2 Erfassung der Telefondaten von Berufsgeheimnisträgern meines 20. Tätigkeitsberichts 2002 sowie in Nr. 23.4.6 Telefondatenerfassung bei Privatgesprächen und von Berufsgeheimnisträgern meines 22. Tätigkeitsberichts 2006 ausführlich geäußert.

Bedingt durch die Novellierung des Telekommunikationsgesetzes im Jahr 2004, aber nach eigener Aussage auch "aufgrund datenschutzrechtlicher Vorgaben" hat das Staatsministerium der Finanzen mit Wirkung vom 01.07.2007 die Bekanntmachung über die "Einrichtung und Benutzung dienstlicher Telekommunikationsanlagen (TK-Bek)" neu gefasst (FMBl 2007, 178).

Erfreulicherweise hatte das Finanzministerium bereits im Entwurf der Neufassung zahlreiche Belange des Datenschutzes berücksichtigt. Dennoch konnte ich im Verlauf des Normsetzungsverfahrens weitere datenschutzrechtliche Verbesserungen erreichen.

Im Einzelnen sind insbesondere folgende Punkte hervorzuheben:

Im Hinblick auf die Speicherung von Verkehrsdaten abgehender Wählverbindungen bestimmt nunmehr Nr. 3.1.3 Satz 3 TK-Bek, dass bei nicht erstattungspflichtigen Nahgesprächen ein Nachweis der Zielrufnummer der angerufenen Person (einschließlich Vorwahl) generell nicht mehr erfolgen darf. Die frühere Regelung stellte dies noch unter den Vorbehalt des technisch Möglichen.

Diese Neuregelung ist unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten zu begrüßen, da eine Erforderlichkeit dieser Datenspeicherung - etwa zu Abrechnungszwecken - nicht gegeben ist.

Gemäß Nr. 3.1.3 Satz 5 TK-Bek sind die Verkehrsdaten für erstattungspflichtige private Telefongespräche bzw. für erstattungspflichtige Gespräche Dritter nach vollständiger Abrechnung der Entgelte, spätestens aber zum Ablauf der gesetzlich festgelegten Höchstspeicherdauer zu löschen, soweit gegen die Abrechnung keine Einwendungen erhoben wurden.

Ich begrüße diese Neuregelung ausdrücklich, da sie die mit der Umsetzung befassten Dienststellen darauf aufmerksam macht, dass die angefallenen Verkehrsdaten längstens bis zum Ablauf der gesetzlich festgelegten Höchstspeicherdauer vorgehalten werden dürfen.

Die neu gefasste Nr. 3.1.4 Satz 2 TK-Bek statuiert ein umfassendes Zweckänderungsverbot bezüglich der Nachweise über dienstliche Verbindungen.

Auch dies ist aus datenschutzrechtlicher Sicht sehr erfreulich, da die frühere Fassung lediglich die Unzulässigkeit einer Verknüpfung der Nachweise mit anderen Dateien angeordnet hatte.

Nach Nr. 3.1.5 TK-Bek sind bei Verbindungen von Stellen, deren Telefonverkehr nicht der Aufsicht unterliegt (z.B. Personalvertretungen in Personalangelegenheiten) und von Stellen, die im Rahmen einer freiwilligen Beratung (z.B. Drogen-, Gesundheits-, Ehe- und Familienberatung) tätig werden und damit einer besonderen Verschwiegenheitspflicht unterliegen, nur die Leistungsentgelte festzuhalten. Dies gilt im Unterschied zur früheren Regelung unabhängig davon, ob diese Stellen eine Aufzeichnung oder Speicherung der übrigen Verkehrsdaten verlangen.

Ich begrüße die Streichung des Wahlrechts der Geheimnisträger, die ich bereits in Nr. 17.1 Benutzung dienstlicher Telekommunikationsanlagen meines 18. Tätigkeitsberichts 1998 sowie in Nr. 13.3.2 Erfassung der Telefondaten von Berufsgeheimnisträgern meines 20. Tätigkeitsberichts 2002 gefordert hatte. Denn die Einhaltung der Verschwiegenheitspflicht steht nicht zur freien Disposition der Geheimnisträger. In jedem Fall dürfen also nur die Leistungsentgelte festgehalten werden.

Eine Verbesserung in datenschutzrechtlicher Hinsicht haben auch die Bestimmungen über das Aufschalten auf Gespräche von Beschäftigten (Mithören) erfahren:

Während die frühere Fassung noch die Kenntlichmachung der Aufschaltung ausreichen ließ, bestimmt Nr. 3.1.6 Satz 3 TK-Bek nunmehr explizit, dass das Aufschalten auf Gespräche von Beschäftigten ohne deren Kenntnis unzulässig ist.
Diese Neuregelung ist aus datenschutzrechtlicher Sicht grundsätzlich zu begrüßen. Allerdings kann es zu Missverständnissen Anlass geben, dass auch die Neufassung zur Erklärung noch das Beispiel "dem Beschäftigten erläuterte akustische Signale" nennt. Ein erläutertes akustisches Signal mag für die Kenntlichmachung der Aufschaltung genügt haben, reicht jedoch keinesfalls aus, um von einer Kenntnis des Beschäftigten von der Aufschaltung ausgehen zu können. Der neuen Rechtlage ist nur Genüge getan, wenn die Kenntnis des Beschäftigten von der Aufschaltung sichergestellt ist. Dies kann etwa dadurch erreicht werden, dass der Beschäftigte durch positives Tun - wie z.B. einen Tastendruck - zu erkennen gibt, er habe das erläuterte akustische Signal tatsächlich wahrgenommen.
Auf meine Anregung hin hat das Staatsministerium der Finanzen in Nr. 3.1.6 Sätze 4 und 5 TK-Bek zusätzliche Schutzregelungen für Privatgespräche geschaffen. So wird ausdrücklich festgestellt, dass das Aufschalten auf besonders gekennzeichnete private Verbindungen unzulässig und - soweit möglich - durch technische Maßnahmen auszuschließen ist. Zudem ist das Aufschalten auf nicht besonders gekennzeichnete private Verbindungen zu beenden, sobald dem Aufschaltenden erkennbar wird, dass es sich um eine nicht dienstliche Verbindung handelt.

In Ergänzung zur Allgemeinen Geschäftsordnung (AGO) gilt die TK-Bek für nahezu alle Behörden des Freistaates Bayern, nicht hingegen für viele andere öffentliche Stellen meines Zuständigkeitsbereichs, wie z.B. die Kommunalverwaltungen. Aus datenschutzrechtlicher Sicht empfehle ich jedoch diesen öffentlichen Stellen, die Neufassung der TK-Bek zum Anlass und zum Vorbild für eine kritische Durchsicht und ggf. Verbesserung der internen Regelungen zur Benutzung dienstlicher Telekommunikationsanlagen zu nehmen.