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Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz; Stand: 20.01.2015

11. Personalwesen

11.1. Gesetzliche Regelung der elektronischen Personalakte

Eine Personalakte umfasst eine Vielzahl äußerst schutzwürdiger sensibler Daten (auch im Sinne des Art. 15 Abs. 7 BayDSG); sie wird daher vom Gesetzgeber unmittelbar in § 50 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) in Verbindung mit Art. 102 ff. Bayerisches Beamtengesetz (BayBG) unter den Schutz eines besonderen Geheimnisses, des sogenannten Personalaktengeheimnisses, gestellt. Als allgemein gültige Schutzprinzipien für alle öffentlichen Bediensteten sind die detaillierten Regelungen des Personalaktenrechts der bayerischen Beamtinnen und Beamten dabei nach meiner seit jeher vertretenen Auffassung im Grundsatz auch auf die nicht-verbeamteten Beschäftigten des bayerischen öffentlichen Dienstes entsprechend anzuwenden.

Gerade in diesem grundrechtlich besonders sensiblen Bereich kann bei einer elektronischen Aktenführung die Gefahr von erheblichen Datenschutzver-letzungen - etwa durch Manipulationen, unberechtigte Zugriffe, Datenverluste usw. - gegenüber der herkömmlichen papiergebundenen Aktenführung signifikant ansteigen. Daher stehe ich der Einführung der elektronischen Personalakte aus Datenschutzsicht generell zurückhaltend gegenüber.

Unabhängig davon habe ich in den vergangenen Jahren gegenüber der Staatsregierung immer wieder deutlich gemacht, dass für die elektronische Personalaktenführung im Sinne der Wesentlichkeitstheorie des Bundesverfassungsgerichts eine ausdrückliche gesetzliche Rechtsgrundlage erforderlich ist. Die personalaktenrechtliche Schutzvorschrift des Art. 111 BayBG gestattet zwar die elektronische Verarbeitung und Nutzung einzelner Personalaktendaten - beispielsweise in Personalverwaltungssystemen -, nicht jedoch die Führung des gesamten Personalakts in elektronischer Form.

Vor diesem Hintergrund habe ich für den Fall, dass trotz meiner prinzipiellen Bedenken an der Einführung der elektronischen Personalakte im Freistaat Bayern festgehalten wird, das innerhalb der Staatsregierung für das öffentliche Dienstrecht federführende Staatsministerium der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat nachdrücklich dazu aufgefordert, eine den Geboten der Normenklarheit und Normenbestimmtheit genügende gesetzliche Rechtsgrundlage für die elektronische Personalaktenführung im bayerischen Personalaktenrecht auf den Weg zu bringen.

In diesem Zusammenhang habe ich - da bei einer elektronischen Personalaktenführung die Risiken für das Persönlichkeitsrecht der Betroffenen erheblich ansteigen können - das Staatsministerium zudem darauf hingewiesen, dass auch die notwendigen flankierenden Sicherungsmaßnahmen vom Gesetzgeber selbst angeordnet werden müssen. Dazu gehört zum einen das gesetzliche Verbot inhaltsgleicher "Hybrid-Akten", also das gesetzliche Verbot der parallelen Führung von inhaltsgleichen Papier- und elektronischen Personalakten(teilen). Zum anderen sind die notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Integrität, Authentizität und Beweiskraft der elektronischen Personalakte zumindest in der Gesetzesbegründung ausdrücklich festzulegen.

Meinen zentralen Datenschutzforderungen wurde im Wesentlichen durch § 4 Nr. 1 des "Gesetzes zur Änderung des Leistungslaufbahngesetzes und anderer Rechtsvorschriften" vom 22.05.2013 (GVBl Seite 301) Rechnung getragen. Im Einzelnen:

Der bayerische Gesetzgeber hat durch Anfügung eines neuen zweiten Halbsatzes im Gesetzestext des Art. 104 Abs. 1 Satz 1 BayBG eine ausdrückliche gesetzliche Rechtsgrundlage für die elektronische Personalakte geschaffen.
Zudem hat der bayerische Gesetzgeber die Unzulässigkeit der parallelen Vorhaltung und Führung inhaltsgleicher Personalakten(teile) sowohl in elektronischer als auch in papiergebundener Form (inhaltsgleiche "Hybrid-Akte") durch Einfügung des neuen Art. 104 Abs. 1 Satz 5 BayBG im Gesetz selbst ausdrücklich verankert.
Doppelte Datenhaltungen - und noch dazu in verschiedenen Medien - erhöhen stets die Gefahr unzulässiger Datenzugriffe. Diese Gefahr muss im Anwendungsbereich des Personalaktengeheimnisses, welches besonders sensible und daher auch besonders schutzwürdige Daten gegen unberechtigte Kenntnisnahmen absichern soll, schon von vornherein wirksam ausgeschlossen werden.

Art. 104 BayBG Gliederung und Gestaltung von Personalakten

(1) ¹Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert und in Teilen oder vollständig elektronisch geführt werden. ²Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Behörde geführt werden. ³Nebenakten (Unterlagen, die sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befinden) dürfen nur geführt werden, wenn die personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende Behörden zuständig sind; sie dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden Behörde erforderlich ist. ⁴In der Grundakte ist ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten aufzunehmen. ⁵Wird die Personalakte nicht vollständig in Schriftform oder vollständig elektronisch geführt, legt die personalverwaltende Behörde jeweils schriftlich fest, welche Teile in welcher Form geführt werden, und nimmt dies in das Verzeichnis nach Satz 4 auf.

Schließlich wurde in der Gesetzesbegründung (siehe Landtags-Drucksache 16/15832, Seite 16) ausdrücklich klargestellt, dass an die elektronische Personalaktenführung hohe technische und organisatorische Anforderungen zu stellen sind.
Besonderer Wert ist hierbei auf ein manipulationssicheres Einscannen von papiergebundenen Personalakten zu legen. Es muss sichergestellt sein, dass die in der elektronischen Personalakte gespeicherten Dokumente auch tatsächlich mit den Originaldokumenten übereinstimmen.
Zudem sind insbesondere die informationstechnischen Schutzziele der Integrität und der Authentizität zu erreichen sowie der Beweiswert jedes gespeicherten elektronischen Dokuments zu gewährleisten. Dazu ist jedes gespeicherte elektronische Personalaktendokument zumindest mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur zu signieren. Vorzugswürdig ist es aus heutiger Sicht jedoch, jedes gespeicherte elektronische Personalaktendokument mit der qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz zu versehen, welche die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers ermöglicht. Sobald die technischen und organisatorischen Voraussetzungen hierfür unter wirtschaftlich vertretbaren Bedingungen geschaffen werden können, stellt die Gesetzesbegründung daher klar, dass statt der fortgeschrittenen ausschließlich eine qualifizierte elektronische Signatur vorzunehmen ist. Gerade letztgenannte ausdrückliche Verpflichtung ist aus Datenschutzsicht besonders zu begrüßen.

Die gesetzliche Regelung der elektronischen Personalakte in Art. 104 BayBG ist mit Wirkung vom 01.01.2013 in Kraft getreten.

11.2. Adressenweitergabe an Versicherungen

In den vergangenen Jahren haben mich vereinzelt Beschwerden über die missbräuchliche Weitergabe von Adressdaten (angehender) bayerischer öffentlicher Bediensteter erreicht. Dabei äußerten die Beschwerdeführer den Verdacht, dass Beschäftigte von personalverwaltenden Behörden ihre privaten Kommunikationsdaten an Versicherungen oder Versicherungsvermittlungen weitergegeben hätten. Diese Vermutung wurde regelmäßig mit einer zeitlichen Nähe der Kontaktaufnahme durch eine Versicherungsgesellschaft oder einen Versicherungsvermittler zu einer vorangegangenen Bewerbung bei der öffentlichen Hand begründet.

Konkrete Belege für eine Datenweitergabe aus dem Bereich bestimmter bayerischer öffentlicher Stellen konnte ich jedoch bislang - trotz intensiver Bemühungen um Sachverhaltsaufklärung - in keinem Fall erlangen. Die Aufdeckung eines möglichen Fehlverhaltens einzelner Beschäftigter wird insbesondere dadurch erschwert, dass die - als Privatunternehmen ohnehin nicht meiner Datenschutzkontrolle unterliegenden - Versicherungen über die Datenherkunft nur ausweichende Auskünfte geben. Regelmäßig wird etwa behauptet, die Adressdaten seien von anderen Schülern, Studenten, Referendaren, Kollegen oder Bekannten "auf Empfehlung" weitergegeben worden. Auch habe ich nicht feststellen können, dass sich Vorwürfe gegen bestimmte personalverwaltende Behörden häuften.

Mangels tatsachengestützter Anhaltspunkte war mir daher ein gezieltes, Erfolg versprechendes datenschutzrechtliches Tätigwerden gegenüber einzelnen bayerischen öffentlichen Stellen bisher nicht möglich.

Im Berichtszeitraum hat nunmehr die Presse eingehend darüber berichtet, dass aus dem Behördenbereich - angeblich bundesweit und über Jahre hinweg - unbefugt Personaldaten, insbesondere Adress- und sonstige private Kommunikationsdaten (angehender) öffentlicher Bediensteter an Versicherungen und Versicherungsvermittlungen weitergegeben worden seien. In diesem Zusammenhang stand auch der Vorwurf im Raum, Beschäftigte bayerischer öffentlicher Stellen hätten Adressdaten (angehender) bayerischer öffentlicher Bediensteter an Versicherungen verkauft. Konkrete und hinreichende Anhaltspunkte für Datenschutzverstöße bestimmter bayerischer öffentlicher Stellen waren allerdings auch diesen Presseberichten leider nicht zu entnehmen.

Bei den Adress- und sonstigen privaten Kommunikationsdaten gegenwärtiger wie angehender bayerischer öffentlicher Bediensteter handelt es sich um sensible, dem Personalaktengeheimnis unterliegende Personalaktendaten, die von den bayerischen öffentlichen Stellen vertraulich zu behandeln sind (siehe im Einzelnen § 50 Beamtenstatusgesetz - BeamtStG - in Verbindung mit Art. 102 ff. Bayerisches Beamtengesetz - BayBG). Insbesondere dürfen entsprechende Auskünfte an Dritte nur mit Einwilligung des Beamten oder der Beamtin erteilt werden, es sei denn, dass die Abwehr einer erheblichen Beeinträchtigung des Gemeinwohls oder der Schutz berechtigter, höherrangiger Interessen des Dritten die Auskunftserteilung zwingend erfordert; in diesen - sehr eng begrenzten - Ausnahmefällen sind Inhalt und Empfänger der Auskunft dem Beamten oder der Beamtin schriftlich mitzuteilen (siehe Art. 108 Abs. 2 BayBG). Ohne Einwilligung der Betroffenen ist die Weitergabe von Adress- und sonstigen privaten Kommunikationsdaten gegenwärtiger wie angehender bayerischer öffentlicher Bediensteter durch bayerische öffentliche Stellen an Versicherungen und Versicherungsvermittlungen somit unzulässig.

Art. 108 BayBG Vorlage von Personalakten und Auskunft aus Personalakten

(2) ¹Auskünfte an Dritte dürfen nur mit Einwilligung des Beamten oder der Beamtin erteilt werden, es sei denn, dass die Abwehr einer erheblichen Beeinträchtigung des Gemeinwohls oder der Schutz berechtigter, höherrangiger Interessen des Dritten die Auskunftserteilung zwingend erfordert. ²Inhalt und Empfänger der Auskunft sind dem Beamten oder der Beamtin schriftlich mitzuteilen.

Die Achtung des Personalaktengeheimnisses ist mir ebenso wie die Wahrung der Datenschutzrechte aller gegenwärtigen wie angehenden bayerischen öffentlichen Bediensteten ein besonderes Anliegen. Unter Bezugnahme auf die Presseberichterstattung habe ich deshalb das innerhalb der Staatsregierung für das öffentliche Dienstrecht in Bayern federführende Staatsministerium der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat gebeten, alle geeigneten Maßnahmen zu ergreifen, um die bayerischen öffentlichen Stellen für die grundlegende Bedeutung des Personalaktengeheimnisses zu sensibilisieren. Zudem habe ich das Staatsministerium gebeten, alle geeigneten Maßnahmen zu ergreifen, um das verfassungsrechtlich in Art. 1 Abs. 1 in Verbindung mit Art. 2 Abs. 1 Grundgesetz garantierte Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung aller gegenwärtigen wie angehenden bayerischen öffentlichen Bediensteten vor der unzulässigen Weitergabe ihrer personenbezogenen Daten durch bayerische öffentliche Stellen wirkungsvoll zu schützen.

Das Staatsministerium hat meiner Bitte umgehend entsprochen und mit Rundschreiben vom 14.02.2014 (Az.: 21-P 1060/1-023-47691/13) alle staatlichen obersten Dienstbehörden unter Hinweis auf die beamten-, disziplinar-, straf- und datenschutzrechtliche Rechtslage für die Problematik sensibilisiert und gebeten, alle Beschäftigten im jeweiligen Geschäftsbereich entsprechend zu informieren. Ebenfalls im Februar 2014 hat das Staatsministerium die bayerischen kommunalen Spitzenverbände und die Spitzenorganisationen der zuständigen Gewerkschaften und Berufsverbände in Bayern gebeten, die jeweiligen Mitglieder auf die Sensibilität und die Vertraulichkeit von Personaldaten aufmerksam zu machen.

Aufgrund der Presseberichterstattung hat sich auch der Bayerische Landtag - ebenfalls in übergreifender Form - mit der vorliegenden Thematik befasst (siehe insbesondere Landtags-Drucksache 17/705).

11.3. Nochmals: Datenschutz beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement

Nach § 84 Abs. 2 Sozialgesetzbuch Neuntes Buch - Rehabilitation und Teilhabe behinderter Menschen - (SGB IX) ist der Arbeitgeber verpflichtet, allen Beschäftigten, die innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig sind, ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anzubieten. Diese Verpflichtung besteht sowohl für private wie für öffentliche Arbeitgeber; im öffentlichen Dienst sind davon neben den Tarifbeschäftigten auch die Beamtinnen und Beamten betroffen. Das BEM umfasst alle Aktivitäten, Maßnahmen und Leistungen, die im Einzelfall zur Wiedereingliederung nach längerer Arbeitsunfähigkeit erforderlich sind. Ziele des BEM sind es, durch Einleitung rehabilitierender oder präventiver Maßnahmen vorhandene Arbeitsunfähigkeiten zu überwinden, erneuten Arbeitsunfähigkeiten vorzubeugen und den Arbeitsplatz zu sichern bzw. Berufs-/Dienstunfähigkeiten zu vermeiden.

§ 84 SGB IX Prävention

(2) ¹Sind Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, klärt der Arbeitgeber mit der zuständigen Interessenvertretung im Sinne des § 93, bei schwerbehinderten Menschen außerdem mit der Schwerbehindertenvertretung, mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person die Möglichkeiten, wie die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden werden und mit welchen Leistungen oder Hilfen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann (betriebliches Eingliederungsmanagement). ²Soweit erforderlich wird der Werks- oder Betriebsarzt hinzugezogen. ³Die betroffene Person oder ihr gesetzlicher Vertreter ist zuvor auf die Ziele des betrieblichen Eingliederungsmanagements sowie auf Art und Umfang der hierfür erhobenen und verwendeten Daten hinzuweisen. ⁴Kommen Leistungen zur Teilhabe oder begleitende Hilfen im Arbeitsleben in Betracht, werden vom Arbeitgeber die örtlichen gemeinsamen Servicestellen oder bei schwerbehinderten Beschäftigten das Integrationsamt hinzugezogen. ⁵Diese wirken darauf hin, dass die erforderlichen Leistungen oder Hilfen unverzüglich beantragt und innerhalb der Frist des § 14 Abs. 2 Satz 2 erbracht werden. ⁶Die zuständige Interessenvertretung im Sinne des § 93, bei schwerbehinderten Menschen außerdem die Schwerbehindertenvertretung, können die Klärung verlangen. ⁷Sie wachen darüber, dass der Arbeitgeber die ihm nach dieser Vorschrift obliegenden Verpflichtungen erfüllt.

Regelmäßig fallen bei der Durchführung eines BEM besonders sensible Personalaktendaten im Sinne der § 50 Beamtenstatusgesetz, Art. 102 ff. Bayerisches Beamtengesetz wie auch Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 15 Abs. 7 BayDSG in großem Umfang an. Die hier zu beachtenden datenschutzrechtlichen Anforderungen habe ich ebenso wie den BEM-Leitfaden und das BEM-Informationsfaltblatt des Staatsministeriums der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat bereits in meinem 25. Tätigkeitsbericht 2012 unter Nr. 11.2 eingehend erläutert. An diesen Ausführungen halte ich weiterhin fest.

Auch im Berichtszeitraum haben mich Fragen der datenschutzkonformen Gestaltung des BEM in der bayerischen staatlichen und kommunalen Verwaltung vor Ort intensiv beschäftigt. Im Vordergrund steht immer wieder die Problematik, welche Beschäftigtendaten die Dienststelle in diesem Zusammenhang ohne Einwilligung der Betroffenen an die Personal- und an die Schwerbehindertenvertretung weitergeben darf. Nach § 84 Abs. 2 Satz 7 SGB IX haben die Personalvertretung und bei Schwerbehinderten die Schwerbehindertenvertretung nämlich darüber zu wachen, dass der Arbeitgeber seine Pflicht zur Anbietung und gegebenenfalls zur Durchführung eines BEM erfüllt. Daher ist der Personal- bzw. der Schwerbehindertenvertretung insoweit regelmäßig - etwa im "Monatsgespräch" gemäß Art. 67 Abs. 1 Bayerisches Personalvertretungsgesetz - zu unterrichten. Aus datenschutzrechtlicher Sicht sollte dabei - in anonymisierter Form - insbesondere dargestellt werden, in wie vielen Fällen die Voraussetzungen für die Durchführung eines BEM vorgelegen haben, sowie ob und mit welchen Ergebnissen ein BEM durchgeführt wurde. In Rechtsprechung und Praxis ist allerdings höchst umstritten, ob die Dienststelle die Personal- und die Schwerbehindertenvertretung zur Erfüllung dieser Überwachungsaufgabe über Beschäftigte, die die Voraussetzungen für ein BEM erfüllen, auch ohne deren Zustimmung namentlich informieren darf.

Zu dieser Problematik nehme ich aus datenschutzrechtlicher Sicht wie folgt Stellung:

11.3.1. Namentliche Information der Personalvertretung

Für die Beurteilung der Reichweite des Informationsanspruchs bayerischer Personalvertretungen ist gemäß Art. 81 Abs. 2 Satz 2 Bayerisches Personalvertretungsgesetz (BayPVG) die Rechtsprechung des Bayerischen Verwaltungsgerichtshofs maßgeblich. Dieser hat mit Beschluss vom 12.06.2012 (Az.: 17 P 11.1140) im Anschluss an seinen Beschluss vom 30.04.2009 (Az.: 17 P 08.3389) entschieden, dass Art. 69 Abs. 2 Sätze 1 und 2 BayPVG in Verbindung mit § 84 Abs. 2 Satz 7 Sozialgesetzbuch Neuntes Buch - Rehabilitation und Teilhabe behinderter Menschen (SGB IX) der Personalvertretung kein Recht verleihen, vom Leiter einer Dienststelle ohne Einwilligung der Betroffenen die Bekanntgabe der Namen der Personen verlangen zu können, denen ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) angeboten wurde. Dies wird damit begründet, dass dem Grundrecht der Betroffenen auf informationelle Selbstbestimmung nach Art. 1 Abs. 1 in Verbindung mit Art. 2 Abs. 1 Grundgesetz auch in der ersten Phase des BEM, dem Herantreten der Dienststelle an die jeweils in Frage kommende Person (§ 84 Abs. 2 Satz 3 SGB IX), der Vorrang gegenüber den Informationsinteressen der Personalvertretung gebührt.

An meiner im 25. Tätigkeitsbericht 2012 unter Nr. 11.2 geäußerten Auffassung halte ich daher ungeachtet des Beschlusses des Bundesverwaltungsgerichts vom 04.09.2012 (Az.: 6 P 5.11) weiterhin fest. Das Bundesverwaltungsgericht ist nicht zuständig für die Kontrolle der Anwendung des bayerischen Personalvertretungsrechts, da insoweit gemäß Art. 81 Abs. 2 Satz 2 BayPVG die Entscheidung des Bayerischen Verwaltungsgerichtshofs endgültig ist.

Dementsprechend sieht der mit mir abgestimmte, im Bayerischen Behördennetz unter www.stmf.bybn.de/default.asp?url=personal%2Fpe%2Feingliederungsmanagement%2F&item=209 (externer Link) abrufbare "Leitfaden Betriebliches Eingliederungsmanagement § 84 Abs. 2 SGB IX" des Staatsministeriums der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat unter Abschnitt II. Nr. 6.1 folgendes Vorgehen vor:

" ... Wenn kein besonderer Anlass in Gestalt eines begründeten Hinweises auf die nicht vollständige Erfüllung der Pflichten des Dienstherrn/Arbeitgebers vorliegt, ist es nach diesen Vorschriften ausreichend, wenn dem Personalrat und der Schwerbehindertenvertretung regelmäßig (z.B. im Monatsgespräch nach Art. 67 BayPVG) berichtet wird. Hierbei sollte - jedoch ohne Namensnennung - dargestellt werden, in wie vielen Fällen die Voraussetzungen für die Durchführung eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements vorlagen, sowie ob und mit welchen Ergebnissen ein Betriebliches Eingliederungsmanagement durchgeführt wurde. Jede Weitergabe personenbezogener Daten an die Interessensvertretungen bedarf der Zustimmung der betroffenen Person."

11.3.2. Namentliche Information der Schwerbehindertenvertretung

Anders stellt sich die Rechtslage jedoch hinsichtlich des Informationsanspruchs der Schwerbehindertenvertretung im Rahmen eines Betriebliches Eingliederungsmanagements (BEM) dar. Die Rechtsstellung der Schwerbehindertenvertretung bemisst sich nach §§ 93 ff. Sozialgesetzbuch Neuntes Buch - Rehabilitation und Teilhabe behinderter Menschen (SGB IX), mithin nach Bundesrecht. Zuständig zur Entscheidung von Streitigkeiten zwischen Dienststelle und Schwerbehindertenvertretung über den Umfang des Informationsanspruchs nach § 95 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 in Verbindung mit Abs. 2 Satz 1 SGB IX im Rahmen eines BEM sind - anders als bei den Personalvertretungen - nicht die Verwaltungsgerichte, sondern gemäß § 2a Abs. 1 Nr. 3a Arbeitsgerichtsgesetz die Gerichte für Arbeitssachen. Aussagen zum konkreten Umfang dieses Informationsanspruchs im Rahmen eines BEM hat die höchstrichterliche Rechtsprechung bisher, soweit ersichtlich, zwar noch nicht getroffen. Nach meiner derzeitigen rechtlichen Einschätzung kommt in diesem Zusammenhang allerdings der Auslegung des § 84 Abs. 2 Satz 7 SGB IX durch das Bundesarbeitsgericht entscheidende Bedeutung zu.

Innerhalb der Arbeitsgerichtsbarkeit ist inzwischen höchstrichterlich entschieden, dass der Arbeitgeber auch ohne Zustimmung der Betroffenen verpflichtet ist, dem Betriebsrat die Arbeitnehmer namentlich zu benennen, die innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig waren (siehe den Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 07.02.2012, Az.: 1 ABR 46/10). Ich halte es daher für durchaus wahrscheinlich, dass ein mit der Frage des Umfangs des Informationsanspruchs bayerischer Schwerbehindertenvertretungen im Rahmen eines BEM befasstes Arbeitsgericht diese auf Betriebsräte bezogene Rechtsprechung auf Schwerbehindertenvertretungen übertragen würde. Für diese Einschätzung spricht insbesondere, dass das durch § 95 Abs. 2 Satz 1 SGB IX der Schwerbehindertenvertretung gewährte personenbezogene Unterrichtungs- und Anhörungsrecht vom Umfang her über den in § 80 Abs. 2 Sätze 1 und 2 Betriebsverfassungsgesetz niedergelegten Unterrichtungsanspruchs des Betriebsrats - und im Übrigen auch über den Unterrichtungsanspruch des Personalrats nach Art. 69 Abs. 2 Sätze 1 und 2 Bayerisches Personalvertretungsgesetz - hinausgeht.

Der bereits oben erwähnte "Leitfaden Betriebliches Eingliederungsmanagement § 84 Abs. 2 SGB IX" des Staatsministeriums der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat sieht daher unter Abschnitt II. Nr. 6.2 folgendes Vorgehen vor:

"Die Schwerbehindertenvertretung ist bei schwerbehinderten und gleichgestellten Menschen zusätzlich über den Erstkontakt bzw. das Angebot eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements zu informieren."

Zudem enthält das dem Leitfaden angehängte "Musteranschreiben zum BEM-Erstkontakt/BEM-Angebot im Falle einer noch andauernden Abwesenheit des/der Bediensteten" folgende

"Option bei schwerbehinderten Menschen:

Die örtliche Schwerbehindertenvertretung erhält einen Abdruck dieses Schreibens. Über eine weitergehende Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung entscheiden jedoch ausschließlich Sie. Sollten noch Unklarheiten bestehen, können Sie sich auch vertrauensvoll an die Schwerbehindertenvertretung wenden."

11.3.3. Ergebnis

Im Ergebnis ist der Umfang des Unterrichtungsanspruchs von Personalvertretung einerseits und von Schwerbehindertenvertretung andererseits im Rahmen eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements nicht deckungsgleich. In Bezug auf dieselben Beschäftigten können sich hier durchaus Unterschiede ergeben.

11.4. Einstellungsuntersuchung von Beamtenbewerbern

Nach der gesetzlichen Regelung des § 9 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) sind beamtenrechtliche Ernennungen ausschließlich anhand der Kriterien der Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung vorzunehmen. Zur Feststellung der gesundheitlichen Eignung ist eine Einstellungsuntersuchung unerlässlich, welche in der Regel dem Gesundheitsamt obliegt (siehe die Aufgabenzuweisungsnorm des Art. 11 Gesundheitsdienst- und Verbraucherschutzgesetz). In diesem Zusammenhang wenden sich immer wieder Beamtenbewerber - insbesondere mit Fragen zum Umfang der Einstellungsuntersuchung, zur Auskunftserteilung über Vorerkrankungen und zur Entbindung von der Schweigepflicht - an mich. Aus datenschutzrechtlicher Sicht gebe ich dazu folgende Hinweise:

Angaben zur Gesundheit gehören zu den besonders sensiblen personenbezogenen Daten und unterliegen daher einem besonderen Schutz (siehe auch Art. 15 Abs. 7 BayDSG). Das nach Art. 33 Abs. 2 Grundgesetz (GG) geschützte Interesse des Dienstherrn, die gesundheitliche Eignung von Bewerbern für die Übernahme in das Beamtenverhältnis festzustellen, kann daher nur unter strenger Wahrung des Verhältnismäßigkeitsprinzips einen Zugriff auf diese Daten rechtfertigen.

Art. 33 GG

(2) Jeder Deutsche hat nach seiner Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung gleichen Zugang zu jedem öffentlichen Amte.

Die gesetzliche Befugnis des Dienstherrn, Gesundheitsdaten von Beamtenbewerbern zu erheben, ergibt sich aus Art. 102 Satz 1 Bayerisches Beamtentengesetz. Danach darf der Dienstherr personenbezogene Daten erheben, soweit dies u.a. zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses erforderlich ist. Hierunter fällt auch das Recht des Dienstherrn, Bewerber nach gesundheitlichen Beeinträchtigungen zu fragen, die der Aufnahme der angestrebten Tätigkeit entgegenstehen könnten. Gesundheitsfragen im Rahmen einer Einstellungsuntersuchung - etwa zu Vorerkrankungen - sind somit aus datenschutzrechtlicher Sicht nur zulässig, wenn und soweit die angeforderten Informationen zur Beurteilung der gesundheitlichen Eignung erforderlich sind.

Gleichzeitig begründet das in Art. 33 Abs. 2 GG verankerte Recht des Dienstherrn, die gesundheitliche Eignung des Beamtenbewerbers zu prüfen, eine korrespondierende Mitwirkungsobliegenheit für den Bewerber (vgl. Oberverwaltungsgericht Mecklenburg-Vorpommern, Beschluss vom 23.04.1998, Az.: 2 M 168/97). Ein Bewerber kann danach zwar selbst entscheiden, ob er an einer Einstellungs- oder Folgeuntersuchung teilnimmt, mit der Weitergabe der Untersuchungsergebnisse an die Einstellungsbehörde einverstanden ist oder die untersuchenden Ärzte von der Schweigepflicht entbindet. Eine einmal erteilte Entbindung von der Schweigepflicht kann auch wieder mit Wirkung für die Zukunft zurückgenommen werden. Eine verweigerte Mitwirkung kann jedoch - soweit sie zur Aufklärung des Sachverhalts erforderlich gewesen wäre - von der Einstellungsbehörde zum Nachteil des Bewerbers dahin verwertet werden, dass die gesundheitliche Eignung als nicht gewährleistet angesehen wird (siehe hierzu Weiß/Niedermaier/Summer/Zängl, Beamtenrecht in Bayern, Band I, § 37 BeamtStG Anm. 211). Der Bewerber trägt insoweit die Beweislast. Der konkrete Umfang der Mitwirkungsobliegenheit hängt von den jeweiligen Umständen des Einzelfalls ab.

Ob die gesundheitliche Eignung bejaht werden kann, steht im gerichtlich nur beschränkt überprüfbaren Beurteilungsspielraum der Einstellungsbehörde (vgl. Bundesverwaltungsgericht, Urteil vom 15.06.1989, Az.: 2 A 3/86, m.w.N.). Zum Schutz des Persönlichkeitsrechts des Bewerbers erhält die Einstellungsbehörde vom Gesundheitsamt hierfür grundsätzlich nur ein Gesundheitszeugnis mit einer zusammenfassenden Beurteilung über das Ergebnis der Einstellungsuntersuchung, während die Beurteilungsgrundlagen mit dem genauen Untersuchungsbefund beim Gesundheitsamt verbleiben (siehe Weiß/Niedermaier/Summer/Zängl, a.a.O., § 9 BeamtStG Anm. 44). Dies gilt vor allem dann, wenn keine Zweifel an der gesundheitlichen Eignung vorhanden sind. Bestehen allerdings Bedenken gegen die gesundheitliche Eignung, müssen diese auch in dem zusammenfassenden Bericht soweit konkretisiert werden, dass die Einstellungsbehörde darüber befinden kann, ob ergänzende ärztliche Untersuchungen erforderlich sind, ob trotz der getroffenen medizinischen Feststellungen die gesundheitliche Eignung noch bejaht werden kann oder ob die gesundheitliche Eignung nicht mehr gewährleistet ist.

Ob und ggf. welche gesonderten Untersuchungen hinsichtlich bestimmter Erkrankungen oder Risikofaktoren vorzunehmen sind, steht grundsätzlich im Ermessen des Dienstherrn. Der Dienstherr muss aber stets zwischen dem eigenen Informationsinteresse und den schutzwürdigen Belangen des Bewerbers abwägen. Eine Grenze für gezielte Untersuchungen ist jedenfalls dort zu ziehen, wo sie erheblich in die Intimsphäre eingreifen würden (beispielsweise bei einer Genomanalyse zur Ermittlung veranlagungsbedingter Risiken für künftige Erkrankungen). In diesem Zusammenhang möchte ich auch auf meine Ausführungen im 24. Tätigkeitsbericht 2010 unter Nr. 11.3 hinweisen, in dem ich mich zur Zulässigkeit von Drogentests bei der Einstellung neuer Mitarbeiter durch ein öffentliches Wettbewerbsunternehmen eingehend geäußert habe.

11.5. Datenschutz beim besonderen Auswahlverfahren für die Einstellung in die Finanzverwaltung

Jeder Deutsche hat gemäß Art. 33 Abs. 2 Grundgesetz (GG) nach seiner Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung gleichen Zugang zu jedem öffentlichen Amte. Dieses verfassungsrechtlich verankerte Prinzip der Bestenauslese ist insbesondere von Bedeutung für die Berufung in ein Beamtenverhältnis.

Zur Konkretisierung dieses auch in Art. 94 Abs. 2 Satz 1 Verfassung des Freistaates Bayern niedergelegten Verfassungsgrundsatzes hat der Landtag in Art. 22 Abs. 1 Satz 2 Alternative 2 Gesetz über die Leistungslaufbahn und die Fachlaufbahnen der bayerischen Beamten und Beamtinnen (Leistungslaufbahngesetz - LlbG) vorgesehen, dass das Vorliegen der persönlichen Eignung für öffentliche Ämter, wozu vornehmlich soziale Kompetenz, Kommunikations- und Organisa-tionskompetenz zählen, auch Gegenstand eines gesonderten wissenschaftlich fundierten Auswahlverfahrens, insbesondere eines Assessment-Centers oder eines Strukturierten Interviews, sein kann. Nähere Einzelheiten, etwa über die Anforderungen an die Mitglieder der Auswahlkommissionen oder das zu prüfende Anforderungsprofil, hat der Gesetzgeber maßgeblich in Art. 22 Abs. 8 LlbG festgelegt.

Art. 22 LlbG Arten der Prüfungen, Prüfungsgrundsätze, Prüfungsordnungen, besondere Auswahlverfahren

(1) ¹Die Prüfungen sind Einstellungs-, Zwischen- und Qualifikationsprüfungen. ²Das Vorliegen der persönlichen Eignung für öffentliche Ämter, insbesondere soziale Kompetenz, Kommunikationskompetenz sowie Organisationskompetenz kann Gegenstand von Prüfungen nach Satz 1 oder eines gesonderten wissenschaftlich fundierten Auswahlverfahrens, insbesondere eines Assessment-Centers oder eines strukturierten Interviews, sein (Abs. 8).

(8) ¹Wird ein Auswahlverfahren nach Abs. 1 Satz 2 Alternative 2 durchgeführt, setzt die Einstellung dessen Bestehen voraus. ²Zuständig für die Durchführung des Verfahrens ist die gemäß Art. 18 BayBG für die Ernennung nach Art. 2 Abs. 1 zuständige Behörde. ³Diese bestimmt die Mitglieder der Auswahlkommission. ⁴Es können nur Beamte und Beamtinnen als Kommissionsmitglieder bestimmt werden, die für die Durchführung des Auswahlverfahrens geschult wurden und mindestens dem von den Bewerbern bzw. Bewerberinnen angestrebten Eingangsamt angehören; im nichtstaatlichen Bereich können auch Tarifbeschäftigte bestimmt werden, die neben der in Halbsatz 1 genannten Schulung mindestens über eine dem angestrebten Eingangsamt entsprechende Qualifikation verfügen. ⁵Das zu prüfende Anforderungsprofil setzt die oberste Dienstbehörde fest. ⁶Das Ergebnis des Auswahlverfahrens, "geeignet" oder "nicht geeignet", ist den Bewerbern und Bewerberinnen mitzuteilen; auf Verlangen der Bewerber oder Bewerberinnen ist das Ergebnis schriftlich zu begründen. ⁷Das Auswahlverfahren nach Abs. 1 Satz 2 Alternative 2 kann einmal wiederholt werden. ⁸Die obersten Dienstbehörden können mit Zustimmung des Landespersonalausschusses durch Rechtsverordnung, im nichtstaatlichen Bereich durch Satzung, von den Sätzen 1 bis 7 abweichende oder diese ergänzende Regelungen treffen.

Im Berichtszeitraum habe ich durch eine Eingabe davon Kenntnis erlangt, dass zu Beginn des Strukturierten Interviews im Rahmen des besonderen Auswahlverfahrens für die Einstellung in die Finanzverwaltung die Lebensläufe aller Bewerberinnen und Bewerber in der Gruppe vorgestellt und sodann auch - durchaus kritisch - diskutiert werden. Die Prüflinge erfahren auf diese Weise sensible und persönliche Daten ihrer Mitbewerber. Eine datenschutzgerechte Einwilligung der Bewerber (vgl. Art. 15 Abs. 2 bis 4 und 7 BayDSG) - an deren Freiwilligkeit in Anbetracht der Bewerbungssituation ohnehin erhebliche Zweifel bestünden - wird dabei nicht eingeholt.

Im Zuge einer intensiven und langwierigen Diskussion habe ich das - innerhalb der Staatsregierung für das Dienstrecht federführende und damit auch vorbildhafte - Staatsministerium der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat mehrmals eindringlich darauf hingewiesen, dass das besondere Auswahlverfahren im Sinne des Art. 22 Abs. 1 Satz 2 Alternative 2 LlbG im Hinblick auf das Grundrecht jeder Bewerberin und jedes Bewerbers auf informationelle Selbstbestimmung (Art. 1 Abs. 1 in Verbindung mit Art. 2 Abs. 1 GG) so zu gestalten ist, dass die Prüflinge möglichst wenige Daten ihrer Mitbewerber erfahren. Aus datenschutzrechtlicher Sicht sind daher alle sensiblen und persönlichen Daten der Mitbewerber in einem individuellen Vorgespräch bzw. Nachgespräch zu klären. Sollten jedoch Teile des Strukturierten Interviews aus fachlichen Gründen zwingend in Gruppen durchzuführen sein, so dürfen die Prüflinge nur die für die fachliche Auswahl unbedingt erforderlichen personenbezogenen Daten ihrer Mitbewerber erfahren.

Das Staatsministerium hat sich zunächst auf den Standpunkt gestellt, dass die von mir kritisierte Ausgestaltung des Strukturierten Interviews so in DIN 33430 "Anforderungen an Verfahren und deren Einsatz bei berufsbezogenen Eignungsbeurteilungen" vorgesehen ist. Nach genauer Durchsicht dieser Norm musste ich das Staatsministerium allerdings darauf aufmerksam machen, dass die DIN 33430 gerade keine Aussage, Empfehlung oder gar Vorgabe enthält, bei Verfahren der berufsbezogenen Eignungsbeurteilung die Lebensläufe aller Bewerberinnen und Bewerber in der Gruppe vorzustellen und sodann auch zu diskutieren. Vielmehr fordert diese DIN sogar ausdrücklich in Nr. 7.4 sowie in Anhang B unter B.2, bei Verfahren der berufsbezogenen Eignungsbeurteilung die Datenschutzvorschriften zu beachten und ein unberechtigtes Eindringen in die Privatsphäre zu vermeiden. Im Übrigen würde auch eine rechtswidrige DIN die Finanzverwaltung im Hinblick auf die verfassungsrechtlich in Art. 20 Abs. 3 GG verankerte Bindung der Verwaltung an Gesetz und Recht nicht von der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften entbinden. Ohnehin ist eine DIN-Zertifizierung des besonderen Auswahlverfahrens in Art. 22 Abs. 8 LlbG gesetzlich nicht vorgeschrieben.

Schließlich hat mir das Staatsministerium Ende des Jahres 2013 zugesagt, den Ablauf des Strukturierten Interviews im Rahmen des besonderen Auswahlverfahrens für die Einstellung in die Finanzverwaltung umzustellen und die Vorstellung der Bewerberinnen und Bewerber sowie die Erörterung lebenslaufbezogener Daten nicht mehr in der Gruppe, sondern in Einzelgesprächen vorzunehmen.

Auch künftig werde ich die Ausgestaltung gesonderter wissenschaftlich fundierter Auswahlverfahren nach Art. 22 Abs. 1 Satz 2 Alternative 2 LlbG aus Datenschutzsicht aufmerksam beobachten.

Schließlich möchte ich an dieser Stelle noch einmal ausdrücklich betonen, dass ich es aus datenschutzrechtlicher Sicht generell für vorzugswürdig halte, die Auswahl der einzustellenden Bewerberinnen und Bewerber nicht in Gruppen, sondern soweit wie möglich in Einzelgesprächen vorzunehmen.

11.6. Information des Dienstherrn über eine Kur

Kuren bringen es zumeist mit sich, dass Bedienstete für eine längere Zeit der Dienststelle fernbleiben. Auch während dieser Zeit obliegt es allerdings dem Dienstherrn, den ordnungsgemäßen Ablauf des Dienstbetriebs sicherzustellen. Um rechtzeitig die dazu notwendigen Vorkehrungen treffen zu können, hat der Dienstherr ein Interesse daran, schon möglichst frühzeitig - im Grunde bereits bei Beantragung - über das Kurvorhaben eines Bediensteten informiert zu werden. Eine derart frühzeitige Information liegt jedoch nicht im Interesse des Bediensteten: Wird die beantragte Kur nämlich von den jeweils zuständigen privaten und/oder öffentlichen Versicherungs-/Beihilfeträgern nicht bewilligt/anerkannt, hätte der Bedienstete seinem Dienstherrn ohne Not besonders sensible Gesundheitsdaten (siehe Art. 15 Abs. 7 BayDSG) offenbart.

Vor diesem Hintergrund hat mir eine bayerische Kommune die Frage vorgelegt, zu welchem Zeitpunkt bayerische öffentliche Bedienstete ihren Dienstherrn über eine Kur informieren müssen.

Für die datenschutzrechtliche Bewertung dieser Frage ist zunächst zwischen den nicht-verbeamteten Beschäftigten des bayerischen öffentlichen Dienstes einerseits und den bayerischen Beamtinnen und Beamten andererseits zu unterscheiden:

Die nicht-verbeamteten Beschäftigten des bayerischen öffentlichen Dienstes sind bei der medizinischen Vorsorge und Rehabilitation nur verpflichtet, dem Dienstherrn den Zeitpunkt des Antritts der Maßnahme, die voraussichtliche Dauer und die Verlängerung der Maßnahme unverzüglich mitzuteilen sowie die entsprechende (Bewilligungs-)Bescheinigung unverzüglich vorzulegen (siehe § 9 Abs. 2 Gesetz über die Zahlung des Arbeitsentgelts an Feiertagen und im Krankheitsfall - EFZG - in Verbindung mit § 22 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst - Bereich der Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände - bzw. § 22 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder).
Eine Pflicht der nicht-verbeamteten Beschäftigten zur Information des Dienstherrn vor der Bewilligung der Kur - etwa im Zeitpunkt der Beantragung beim Sozialversicherungsträger -, ist dagegen weder im Gesetz noch im Tarifvertrag vorgesehen.
In Anbetracht der genannten gesetzlichen und tarifvertraglichen Regelungen halte ich auch die innerbehördliche Begründung einer solchen frühzeitigen Mitteilungspflicht in einer Dienstanweisung oder in einer Dienstvereinbarung (vgl. insoweit schon die Sperrvorschrift des Art. 73 Abs. 1 Satz 1 Halbsatz 1 Bayerisches Personalvertretungsgesetz) aus Datenschutzsicht nicht für zulässig.

§ 9 EFZG Maßnahmen der medizinischen Vorsorge und Rehabilitation

(2) Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber den Zeitpunkt des Antritts der Maßnahme, die voraussichtliche Dauer und die Verlängerung der Maßnahme im Sinne des Absatzes 1 unverzüglich mitzuteilen und ihm

eine Bescheinigung über die Bewilligung der Maßnahme durch einen Sozialleistungsträger nach Absatz 1 Satz 1 oder

eine ärztliche Bescheinigung über die Erforderlichkeit der Maßnahme im Sinne des Absatzes 1 Satz 2

unverzüglich vorzulegen.

Fordert ein bayerischer Dienstherr von seinen Beamtinnen und Beamten eine möglichst frühzeitige Information bei (der Beantragung) einer Kur, so erhebt er personenbezogene Daten im Sinne des Art. 102 Satz 1 Bayerisches Beamtengesetz (BayBG). Nach dieser Vorschrift ist eine Erhebung von Personalaktendaten allerdings nur zulässig, soweit dies zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere auch zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes, erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt.

Art. 102 BayBG Erhebung personenbezogener Daten

¹Der Dienstherr darf personenbezogene Daten über Bewerber, Bewerberinnen, Beamte und Beamtinnen sowie ehemalige Beamte und Beamtinnen nur erheben, soweit dies zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere auch zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes, erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt.

Für die Zulässigkeit des Informationsverlangens des Dienstherrn kommt es daher nach Art. 102 Satz 1 BayBG entscheidend darauf an, ob - und vor allem wann - die Datenerhebung zur Durchführung organisatorischer und personeller Maßnahmen erforderlich ist. Hier ist das Informationsinteresse des Dienstherrn einerseits mit dem Persönlichkeitsschutz der Beamtin oder des Beamten andererseits abzuwägen.

Der Dienstherr hat sicherlich ein Interesse daran, möglichst frühzeitig - im Grunde bereits im Zeitpunkt der Beantragung - zu erfahren, dass eine Beamtin oder ein Beamter auf Grund einer Kur in absehbarer Zeit abwesend sein könnte, um entsprechende personelle und organisatorische (Vorbereitungs-)Maßnahmen treffen zu können. Andererseits ist aber zu bedenken, dass die Beamtin oder der Beamte hierbei besonders sensible Gesundheitsdaten (siehe Art. 15 Abs. 7 BayDSG) gegenüber dem Dienstherrn offenbaren muss. Insbesondere steht im Zeitpunkt der Beantragung einer Kur noch gar nicht fest, ob sie von den jeweils zuständigen privaten und/oder öffentlichen Versicherungs-/Beihilfeträgern überhaupt bewilligt/anerkannt wird und, wenn ja, wann die Kur - je nach den persönlichen Umständen der Beamtin oder des Beamten und je nach Auslastung der gewünschten Kureinrichtung - auch tatsächlich angetreten werden kann. Für den Fall, dass die beantragte Kur nicht bewilligt/anerkannt wird, hätte die Beamtin oder der Beamte somit bei einer frühzeitigen Information dem Dienstherrn besonders sensible Gesundheitsdaten offenbart, obwohl keine Notwendigkeit dazu bestanden hätte. Für den Fall, dass die Kur erst viel später angetreten werden kann, wäre jedenfalls eine derart vorzeitige Information des Dienstherrn nicht erforderlich gewesen.

Der bayerische Gesetzgeber hat diese Problematik erkannt und sowohl die Interessen der Beamtinnen und Beamten am Schutz ihrer Gesundheitsdaten als auch die Interessen der Dienstherrn an einer rechtzeitigen Disposition in § 30 Abs. 6 Satz 2 Nr. 3 Verordnung über die Beihilfefähigkeit von Aufwendungen in Krankheits-, Geburts-, Pflege- und sonstigen Fällen (BayBhV) zu einem angemessenen Ausgleich gebracht. Diese Vorschrift besagt, dass für aktive Bedienstete Beihilfe zu Heilkuren u.a. nur gewährt wird, wenn die Heilkur innerhalb eines im Anerkennungsbescheid unter Beachtung der dienstlichen Belange zu bestimmenden Zeitraums begonnen wird. Nach Nr. 5 der Verwaltungsvorschriften zu § 30 Abs. 6 BayBhV beträgt dieser Zeitraum vier Monate nach Bekanntgabe des Anerkennungsbescheides, soweit amtsärztlich nichts anderes bestimmt ist. Eine Information des Dienstherrn über eine beabsichtigte Kur kann damit erst nach Erhalt des Anerkennungsbescheides gefordert werden.

§ 30 BayBhV Beihilfe bei Kuren

(6) ... ²Abweichend davon wird Beihilfe zu Heilkuren für aktive Bedienstete (§ 2 Abs. 1 Nr. 1) nur gewährt, wenn die Voraussetzungen des Satzes 1 Nrn. 1 und 2 vorliegen und

durch amts- oder vertrauensärztliches Gutachten nachgewiesen ist, dass die Heilkur zur Wiederherstellung oder Erhaltung der Dienstfähigkeit erforderlich ist,

die Beihilfestelle die Beihilfefähigkeit vor Beginn der Heilkur anerkannt hat, und

die Heilkur innerhalb eines im Anerkennungsbescheid unter Beachtung der dienstlichen Belange zu bestimmenden Zeitraums begonnen wird.

Durch diese Regelung ist nicht nur gewährleistet, dass - nach der Anerkennung der Kur durch den Beihilfeträger - der Beamtin oder dem Beamten ein angemessener zeitlicher Spielraum für den Beginn der Heilkur verbleibt, sondern auch, dass bei der Festlegung des konkreten Antrittszeitpunkts die Interessen des Dienstherrn gewahrt werden.

Vor dem aufgezeigten gesetzlichen und tarifvertraglichen Hintergrund müssen im Ergebnis sowohl die nicht-verbeamteten Beschäftigten des bayerischen öffentlichen Dienstes als auch die bayerischen Beamtinnen und Beamten ihren Dienstherrn nicht schon bei der Beantragung, sondern erst nach der Bewilligung/Anerkennung über den beabsichtigten Beginn einer Kur unverzüglich informieren.

11.7. Speicherung von Beschäftigtenbeschwerden beim Personalrat

Mit der Problematik der Aufbewahrung von personenbezogenen Beschäftigtendaten, die der Personalrat im Rahmen von Mitbestimmungsverfahren ohne Einwilligung der Betroffenen berechtigterweise erhalten hat, habe ich mich bereits in meinem 25. Tätigkeitsbericht 2012 unter Nr. 11.7 ausführlich befasst.

Ein Personalrat erkundigte sich nun bei mir, ob, inwieweit und wie lange er personenbezogene Beschäftigtendaten speichern darf, die er im Rahmen von Beschäftigtenbeschwerden erhalten hat. Schließlich gehört es gemäß Art. 69 Abs. 1 lit. c) Bayerisches Personalvertretungsgesetz (BayPVG) zu den allgemeinen Aufgaben des Personalrats, Anregungen und Beschwerden von Beschäftigten entgegenzunehmen und, falls sie berechtigt erscheinen, durch Verhandlung mit dem Leiter der Dienststelle auf ihre Erledigung hinzuwirken.

Dazu hat mir ein Personalratsmitglied folgenden Sachverhalt vorgetragen: Oftmals wendeten sich Beschäftigte mit ihren Anliegen schriftlich an den Personalrat, etwa wenn sie Schwierigkeiten mit ihrem Vorgesetzten hätten. Der Personalrat lege diese Schreiben in einem Ordner ab. Im Falle einer Personalratsneuwahl stelle sich nun die Frage, ob dieser Ordner dem neu gewählten Personalrat übergeben werden dürfe. Denn in den neuen Personalrat könnte auch der betreffende Vorgesetzte gewählt werden und somit von der gegen ihn gerichteten Beschwerde erfahren.

Zu dieser Problematik nehme ich aus datenschutzrechtlicher Sicht wie folgt Stellung:

Das BayPVG enthält keine Bestimmungen über die Aufbewahrung und Vernichtung von papiergebundenen wie elektronischen Personalratsunterlagen, die personenbezogene Daten im Sinne des Art. 4 Abs. 1 BayDSG enthalten. Mangels spezialgesetzlicher Regelungen ist somit auf die allgemeine datenschutzrechtliche Löschungsbestimmung des Art. 12 BayDSG zurückzugreifen. Danach darf der Personalrat personenbezogene Daten der Beschäftigten - gleich ob in Dateien oder in Akten - nur soweit und solange speichern, wie es zur Erfüllung der in seiner Zuständigkeit liegenden Aufgaben erforderlich ist. Andernfalls hat er die personenbezogenen Beschäftigtendaten zu löschen (siehe Art. 12 Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 4 BayDSG).

Demzufolge darf der Personalrat auch personenbezogene Daten, die er aufgrund der Beschwerde eines Beschäftigten erhalten hat, nur soweit und solange - beispielsweise in einem eigenen Ordner - speichern, wie es für die Behandlung der Beschwerde durch den Personalrat gemäß Art. 69 Abs. 1 lit. c) BayPVG erforderlich ist.

In diesem Zusammenhang ist allerdings zu beachten, dass mit Ablauf der Amtszeit des Personalrats (siehe Art. 26 ff. BayPVG) die rechtliche Existenz und die Befugnisse des Personalrats enden (siehe den Standardkommentar zum Bayerischen Personalvertretungsgesetz von Ballerstedt/Schleicher/Faber, Art. 26 BayPVG Rn. 19 und 19a m.w.N.). Spätestens zu diesem Zeitpunkt sind daher die im Rahmen der Behandlung der Beschäftigtenbeschwerde durch den Personalrat angefallenen personenbezogenen Daten zu löschen. Dies gilt auch, wenn die Behandlung der Beschäftigtenbeschwerde am Ende der Amtszeit des Personalrats noch nicht abgeschlossen ist. Im Grundsatz muss der Personalrat also den betreffenden Beschwerdeordner vernichten.

Eine Ausnahme ist nur vorzunehmen, wenn sich der betroffene Beschäftigte gegenüber dem scheidenden Personalrat ausdrücklich mit einer weiteren Behandlung seiner noch offenen Beschwerde durch den neu gewählten Personalrat einverstanden erklärt. Voraussetzung hierfür ist allerdings eine datenschutzgerechte, also insbesondere schriftliche, informierte und freiwillige Einwilligung des Beschäftigten (siehe im Einzelnen Art. 15 Abs. 2 bis 4 und 7 BayDSG).

Fehlt es an einer solchen rechtswirksamen Einwilligung, dürfen die die Beschäftigtenbeschwerde betreffenden papiergebundenen wie elektronischen Personalratsunterlagen mit personenbezogenen Daten nach einer Personalratsneuwahl dem neuen Personalrat nicht übergeben oder auf andere Weise zugänglich gemacht werden.