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Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz; Stand: 07.04.2017

Personalwesen

Dürfen Behörden dienstliche Kommunikationsdaten ihrer Beschäftigten im Internet veröffentlichen?
Die Veröffentlichung von Mitarbeiterdaten im Internet ist nur zulässig, wenn sie zur ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung der Behörde erforderlich ist. Als erforderlich ist grundsätzlich nur die Veröffentlichung der dienstlichen Kommunikationsdaten der Bediensteten anzusehen, die Funktionen mit „Außenwirkung“ wahrnehmen. Aus Gründen der Fürsorgepflicht des Dienstherrn ist eine Veröffentlichung allerdings nicht zulässig, wenn die Mitarbeiter dadurch private Belästigungen, persönliche Bedrohungen, Gesundheits- oder gar Lebensgefährdungen zu befürchten haben. Eine Veröffentlichung von Fotos ist nur mit Einwilligung der Betroffenen zulässig; auf sie sollte aber generell verzichtet werden. Nähere Einzelheiten können meiner Orientierungshilfe Gestaltung des Internetauftritts, meinem 18. Tätigkeitsbericht 1998 unter Nr. 12.3 Mitarbeiterdaten im Internet sowie meinem 21. Tätigkeitsbericht 2004 unter Nr. 16.3.2 Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos entnommen werden.
An wen dürfen Höhe und Empfänger von Leistungsbezügen bzw. Leistungsentgelt bekanntgegeben werden?
Nach Art. 77 a Bayerisches Personalvertretungsgesetz ist mit dem Personalrat bereits vor der konkreten Vergabeentscheidung zu erörtern, welche Beschäftigten Leistungsbezüge bzw. Leistungsentgelt erhalten sollen. Hierfür ist der Personalrat rechtzeitig und schriftlich unter Beifügung der erforderlichen Unterlagen über die betroffenen Beschäftigten sowie die Höhe und die Dauer der zu gewährenden Beträge zu unterrichten. Eine Bekanntgabe der Namen der Empfänger innerhalb der Behörde, beispielsweise im internen Mitteilungsblatt, ist dagegen ohne Einwilligung der Betroffenen nicht zulässig. Nähere Einzelheiten können meinem 21. Tätigkeitsbericht 2004 unter Nr. 16.1.2 Bekanntgabe von Leistungsstufen, -prämien und -zulagen entnommen werden.
Inwieweit dürfen an meiner Dienststelle Abwesenheitskalender oder Jahresübersichten über Abwesenheiten geführt werden?
Die bloße Angabe von Abwesenheitszeiten ist im Regelfall zulässig, da sie organisatorischen Erfordernissen des Dienstbetriebes dient. Abwesenheitskalender oder Jahresübersichten über Abwesenheiten dürfen jedoch nicht die Gründe für eine Abwesenheit (z.B. Art der Krankheit) ausweisen. Nähere Einzelheiten können meinem 20. Tätigkeitsbericht 2002 unter Nr. 13.1.2 Kalendarische Übersichten über Abwesenheiten entnommen werden.
Was ist aus datenschutzrechtlicher Sicht bei medizinischen Gutachten im Beamtenverhältnis zu beachten?
Aus amtsärztlichen Untersuchungen gewonnene Erkenntnisse dürfen nur insoweit weitergegeben werden, als dies durch Rechtsvorschrift ausdrücklich zugelassen ist. Solche (einschränkenden) Regelungen finden sich beispielsweise im Verfahren zur Überprüfung der Dienstfähigkeit (siehe Art. 67 Bayerisches Beamtengesetz). Nähere Einzelheiten können meinem 21. Tätigkeitsbericht 2004 unter Nr. 16.3.3 Medizinische Gutachten im Beamtenverhältnis entnommen werden. In meinem 25. Tätigkeitsbericht 2012 habe ich unter Nr. 11.4 Akteneinsichtsrecht eines Beamten beim Gesundheitsamt ferner dargelegt, dass ein Beamter das Recht hat, die beim Gesundheitsamt über die Überprüfung seiner Dienstfähigkeit geführten Akten einschließlich des Untersuchungsauftrags des Dienstvorgesetzten einzusehen.
Hat der Personalrat Zugang zu sämtlichen in der Behörde verarbeiteten personenbezogenen Daten?
Nein. Nach Art. 69 Abs. 2 Satz 1 Bayerisches Personalvertretungsgesetz besteht ein Informationsanspruch des Personalrats nur insoweit, als er Auskünfte von der Dienststelle benötigt, um seine Beteiligungsrechte rechtzeitig und uneingeschränkt wahrnehmen zu können. Dem Personalrat sind gemäß Art. 69 Abs. 2 Satz 2 Bayerisches Personalvertretungsgesetz die hierfür erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Der Personalrat ist also kein Kontrollorgan der Verwaltung, das die Aufgabenerfüllung und den inneren Betrieb der Dienststelle allgemein zu überwachen hat. Nähere Einzelheiten können meinem 20. Tätigkeitsbericht 2002 unter Nr. 13.4 Informations- und Einsichtsrechte der Personalvertretung und meinem 27. Tätigkeitsbericht 2016 unter Nr. 11.10.1 Informationsanspruch des Personalrats allgemein entnommen werden. Zur Frage, ob, inwieweit und wie lange der Personalrat personenbezogene Daten der Beschäftigten speichern darf, die er im Rahmen von Mitbestimmungsverfahren ohne Einwilligung der Betroffenen berechtigterweise erhalten hat, habe ich mich ausführlich in Nr. 11.7 Speicherung von Beschäftigtendaten beim Personalrat meines 25. Tätigkeitsberichts 2012 geäußert.
Wo finde ich Informationen zum datenschutzgerechten Umgang mit Zeiterfassungsdaten?
Umfangreiche Ausführungen hierzu finden sich in Nr. 19.3 Datenschutz bei Zeiterfassungsdaten meines 22. Tätigkeitsberichts 2006. Aus datenschutzrechtlicher Sicht sind vor allem die Fragen des Zugangs zu dem anfallenden Datenmaterial, des Umfangs der Einsichtsrechte des Personalrats (hierzu siehe auch ausführlich Nr. 11.10 Zugriff des Personalrats auf elektronische Zeiterfassungsdaten meines 27. Tätigkeitsberichts 2016) und der Dauer der Aufbewahrungsfristen von Bedeutung.
Bin ich als Bediensteter einer öffentlichen Stelle verpflichtet, meinen Namen im Publikumsverkehr zu offenbaren?
Eine völlige Geheimhaltung der Identität eines Bediensteten kommt nur in extremen Einzelfällen in Betracht, etwa bei absehbaren Lebens- oder Gesundheitsgefährdungen. Gegen die Anordnung eines Dienstherrn, Bedienstetennamen im Publikumsverkehr zu verwenden – etwa Namensschilder zu tragen, Türschilder mit Namen zu versehen oder die Namen der Sachbearbeiter in amtlichen Schreiben zu nennen – bestehen daher grundsätzlich keine datenschutzrechtlichen Bedenken. Allerdings ist es in der Regel ausreichend, den Nachnamen des Bediensteten zu nennen. Nähere Einzelheiten können meinem 22. Tätigkeitsbericht 2006 unter Nr. 19.1 Bedienstetennamen im Publikumsverkehr entnommen werden.
Darf jeder Posteingang, der an einen Bediensteten unter der Anschrift der Dienststelle gerichtet ist, von der zentralen Posteingangsstelle geöffnet werden?
Nein. Anders als dienstliche Eingänge, die von der zentralen Posteingangsstelle geöffnet werden müssen, sind Eingänge, die an den Beschäftigten erkennbar persönlich gerichtet sind, diesem ungeöffnet zuzuleiten. Bei der Entscheidung, ob ein Eingang als dienstlich oder privat einzustufen ist, ist eine Gesamtwürdigung aller Umstände vorzunehmen. Es kann daher beispielsweise nicht allein darauf abgestellt werden, ob der Zusatz „persönlich“ oder der Name des Behördenangehörigen vor der Behördenbezeichnung angeführt wurde. Nähere Einzelheiten können der Nr. 19.2 Postöffnung in Behörden meines 22. Tätigkeitsberichts 2006 entnommen werden.
Wer hat das Recht, Einsicht in meine Personalakte zu nehmen?
Zugang zur Personalakte dürfen gemäß Art. 103 Bayerisches Beamtengesetz nur Beschäftigte haben, die im Rahmen der Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind, und nur soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft erforderlich ist; dies gilt auch für den Zugang im automatisierten Abrufverfahren.

Das Recht des Bediensteten, Einsicht in die eigene, vollständige Personalakte zu nehmen, ergibt sich aus Art. 107 Abs. 1 Satz 1 Bayerisches Beamtengesetz. Allerdings unterliegen Feststellungen über den Gesundheitszustand dann nicht der Einsicht, wenn zu befürchten ist, dass der Beamte oder die Beamtin bei Kenntnis des Befunds weiteren Schaden an der Gesundheit nimmt (Art. 107 Abs. 1 Satz 2 Bayerisches Beamtengesetz). Darüber hinaus haben Bedienstete nach Maßgabe des Art. 107 Abs. 2 Bayerisches Beamtengesetz grundsätzlich auch ein Recht auf Einsicht in andere Akten, die personenbezogene Daten über sie enthalten und für ihr Dienstverhältnis verarbeitet oder genutzt werden.
Dürfen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter Drogentests vorgenommen werden?
Es ist datenschutzrechtlich nur zulässig, neu einzustellende Mitarbeiter mit deren schriftlicher Einwilligung auf Alkohol- oder Drogenabhängigkeit untersuchen zu lassen, sofern dies erforderlich ist, um die Eignung für die konkret vorgesehene Tätigkeit festzustellen. Eine solche Arbeitsplatzrelevanz liegt allerdings nur vor, wenn der neu einzustellende Mitarbeiter durch ein abhängigkeitsbedingtes Fehlverhalten sich selbst, Leben und Gesundheit Dritter oder bedeutende Sachwerte gefährden könnte. Dem Dienstherrn/Arbeitgeber darf dabei als Ergebnis der Eignungsuntersuchung vom untersuchenden (Betriebs-/Amts-)Arzt nur mitgeteilt werden, ob der Betroffene für die konkret vorgesehene Tätigkeit geeignet oder nicht geeignet ist; nicht mitgeteilt werden dürfen ihm hingegen ärztliche Diagnosen oder sonstige einzelne Untersuchungsergebnisse. Nähere Einzelheiten können meinem 24. Tätigkeitsbericht 2010 unter Nr. 11.3 Drogentests bei der Einstellung neuer Mitarbeiter entnommen werden. Grundlegende Ausführungen zum Datenschutz bei Einstellungsuntersuchungen finden sich überdies in meinem 26. Tätigkeitsbericht 2014 unter Nr. 11.4 Einstellungsuntersuchung von Beamtenbewerbern.
Welche datenschutzrechtlichen Anforderungen sind beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement gemäß § 84 Abs. 2 SGB IX zu beachten?
In datenschutzrechtlicher Hinsicht wird beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement in großem Umfang mit sensiblen Personalaktendaten im Sinne des § 50 Satz 2 Beamtenstatusgesetz sowie mit sensiblen Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 15 Abs. 7 Bayerisches Datenschutzgesetz umgegangen. Welche datenschutzrechtlichen Anforderungen hierbei im Einzelnen – vom Angebot eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements bis zur abschließenden Dokumentation – einzuhalten sind, wird in Nr. 11.2 Datenschutz beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement meines 25. Tätigkeitsberichts 2012 sowie in Nr. 11.3 Nochmals: Datenschutz beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement meines 26. Tätigkeitsberichts 2014 und in Nr. 11.3 Und nochmals: Datenschutz beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement meines 27. Tätigkeitsberichts 2016 näher erläutert.